Samen met familie het dossier bijhouden

Een nalatenschap afwikkelen doet zelden één persoon alleen. Er is iemand die dicht bij de administratie zit, iemand die belt, iemand die ver weg woont en toch wil weten hoe het staat.

Het dossier is gebouwd om dat te verdelen zonder dat er drie versies van de waarheid ontstaan.

Wie u uitnodigt

U, als eigenaar van het dossier, bepaalt wie erbij komt. Een uitnodiging gaat per e-mail en de ander logt in met een eenmalige inloglink, zonder wachtwoord.

Een uitgenodigd familielid ziet alleen het dossier waarvoor u toegang heeft gegeven. Niets anders.

U kunt een uitnodiging op elk moment intrekken. De ander verliest dan direct de toegang.

Twee rollen

Rol	Wat die persoon kan
Meekijker	Het dossier bekijken en zien hoe het staat
Medewerker	Taken oppakken, bijwerken en afvinken; niets verwijderen

Een medewerker kan een stap afronden en aantekeningen maken bij wat hem is toegewezen. Een stap verwijderen, het dossier verwijderen of andere mensen uitnodigen kan alleen de eigenaar.

Die grens is bewust. Wie helpt, moet kunnen werken. Wie het dossier heeft geopend, houdt de regie.

Taken verdelen

Elke stap in het dossier kan aan één persoon worden toegewezen. Die persoon ziet de stap op zijn eigen overzicht, met de termijn en de reden erbij.

Op het hoofdscherm van het dossier is zichtbaar wie welke taak heeft en wat er is afgerond. Niemand hoeft dus te bellen om te vragen of de bank al is gebeld.

Wordt een stap afgevinkt, dan ziet iedereen dat. Wordt een stap teruggezet, ook.

Wijzigingen worden vastgelegd met wie het deed en wanneer. Dat is geen controle, maar een geheugen: na drie maanden weet niemand meer uit het hoofd wie wat heeft gedaan.

Wat een familielid niet ziet

Ook een medewerker ziet niet automatisch alles.

Het documentoverzicht is voor een nieuw uitgenodigd familielid standaard onzichtbaar. U zet dat pas aan als u dat wilt. Omdat wij geen bestanden opslaan, gaat het daarbij om de lijst van benodigde stukken en hun status, niet om de stukken zelf.

Een medewerker werkt binnen de rechten die u aan het dossier heeft gegeven. Wat u niet toewijst, blijft buiten zijn overzicht.

Als de verhoudingen niet eenvoudig zijn

Niet elke familie werkt samen. Het dossier dwingt niemand.

U kunt het dossier ook alleen gebruiken en pas later iemand uitnodigen. U kunt iemand alleen laten meekijken zonder dat die iets kan wijzigen. En u kunt de toegang weer intrekken.

Bij een executeur ligt het anders: die is bevoegd namens de erfgenamen. Is er een executeur, dan is het logisch dat die het dossier opent en de erfgenamen uitnodigt als meekijker.

Hoe u de rollen verdeelt, is aan u. Wij leggen alleen vast wat er is gebeurd.

Waar de gegevens van uw familie staan

Wie u uitnodigt, wordt met e-mailadres opgenomen in het dossier. Die gegevens staan bij dezelfde verwerker als de rest van het dossier, in de Europese Unie.

Verwijdert u het dossier, dan verdwijnt ook wat over uw familieleden was vastgelegd. Trekt u een uitnodiging in, dan vervalt de toegang van die persoon direct.

Veelgestelde vragen

Wie kan ik uitnodigen?

Wie u wilt, per e-mailadres. Elke uitgenodigde krijgt een eigen rol, meekijker of medewerker, en u bepaalt of die persoon het documentoverzicht ziet.

Kan een familielid het dossier verwijderen?

Nee. Verwijderen kan alleen de eigenaar van het dossier. Een medewerker kan taken afvinken, maar niet verwijderen.

Heeft mijn familie een wachtwoord nodig?

Nee. Inloggen gaat met een eenmalige inloglink per e-mail. Er is geen wachtwoord dat gedeeld of onderschept kan worden.

Kan ik iemand alleen laten meekijken?

Ja. De rol meekijker geeft inzage zonder dat die persoon iets kan wijzigen.

Ziet een familielid mijn documenten?

Wij slaan geen documenten op, dus er is niets te zien behalve de lijst van benodigde stukken en hun status. Ook die lijst is voor een nieuw familielid standaard onzichtbaar tot u dat aanzet.