Hoe wij onze procedures actueel houden

Een procedure die vorig jaar klopte, klopt dit jaar misschien niet meer. Een bank wijzigt een formulier, een gemeente past een tarief aan, een verzekeraar krijgt een nieuw postadres.

Daarom is bij ons niet de procedure het product, maar de controle ervan.

Wat een procedure bij ons is

Per organisatie leggen wij vast hoe u een overlijden meldt en wat daarvoor nodig is. Welke route, welke stukken, hoe lang het doorgaans duurt, en of er een brief is die u kunt overnemen.

Elke procedure draagt twee dingen die u altijd te zien krijgt: de datum van de laatste controle, en de status van die controle.

Die twee velden zijn geen administratie voor ons. Ze zijn de etalage.

Bij de organisatie zelf

Controleren betekent: nagaan bij de organisatie zelf. Niet bij een andere website, niet uit het geheugen.

Wij kijken naar wat de organisatie op haar eigen website publiceert, en waar dat niet volstaat, nemen wij contact op.

Wijkt iets af van wat wij hadden vastgelegd, dan passen wij de procedure aan en krijgt zij een nieuwe controledatum. Wijkt niets af, dan bevestigen wij de procedure en krijgt zij ook een nieuwe controledatum.

Zo ziet u nooit een datum die ouder is dan de laatste keer dat er werkelijk is gekeken.

Wat u wel en niet te zien krijgt

De regel is streng, en dat is de bedoeling.

Status van de procedure	Wat u ziet
Gecontroleerd, met datum	De naam van de organisatie, de procedure en de datum
In bewerking of concept	Niets; de naam wordt niet getoond
Toe aan herbeoordeling	De procedure, met de markering dat controle loopt

Wij tonen een organisatie dus uitsluitend bij naam als de procedure daadwerkelijk is gecontroleerd en een controledatum draagt. Liever vier namen die kloppen dan vijf met een verzinsel.

De termijn van 180 dagen

Een controle verloopt. Na 180 dagen zonder nieuwe controle markeert het systeem een procedure automatisch als toe aan herbeoordeling.

Dat betekent niet dat de procedure fout is. Het betekent dat wij haar opnieuw moeten nakijken voordat wij haar zonder voorbehoud tonen.

Zo kan een procedure nooit ongemerkt verouderen. De termijn dwingt ons terug naar de bron.

Dezelfde bron voor de site en het dossier

Wat u op deze site leest over een organisatie en wat u in het dossier ziet, komt uit dezelfde gegevens.

Er zijn dus geen twee waarheden: één voor de lezer en één voor de klant. Past een procedure zich aan, dan verandert zij op beide plekken tegelijk.

Ook de kennispagina’s op deze site dragen een controledatum en een bron. Die staan bovenaan elke pagina, direct onder het antwoord.

Wat u kunt doen als iets niet klopt

Ziet u dat een procedure niet meer klopt, bijvoorbeeld omdat een organisatie u iets anders vertelt, laat het ons dan weten via support@nabestaandenplanner.nl.

Wij controleren het bij de organisatie, passen de procedure aan als dat nodig is en laten u weten wat wij hebben gevonden.

Elke melding van een gebruiker beschouwen wij als een fout in ons werk, niet als een vraag. Zo houden wij onszelf scherp.

Wat wij niet beloven

Wij beloven niet dat elke procedure op elk moment volledig klopt. Organisaties veranderen sneller dan wie dan ook kan bijhouden.

Wat wij wél beloven: u ziet altijd wanneer wij voor het laatst hebben gekeken. U ziet geen namen zonder controle. En een verouderde controle wordt automatisch zichtbaar.

Met die drie dingen kunt u zelf inschatten hoeveel u op een procedure kunt vertrouwen. Dat is eerlijker dan een belofte die niemand kan waarmaken.

Veelgestelde vragen

Hoe vaak controleert u een procedure?

Ten minste elke 180 dagen. Blijft een controle langer uit, dan wordt de procedure automatisch gemarkeerd voor herbeoordeling en ziet u dat.

Waar ziet u de controledatum?

Bij elke organisatie in het dossier, in de uitkomst van de Regelcheck en op de organisatiepagina’s van deze site. Kennispagina’s dragen een eigen controledatum bovenaan.

Wat als een organisatie mij iets anders vertelt?

Meld het ons via support@nabestaandenplanner.nl. Wij controleren het bij de organisatie en passen de procedure aan als dat nodig is.

Toont u ook organisaties die nog niet zijn gecontroleerd?

Nee. Een procedure zonder afgeronde controle wordt niet met de naam van de organisatie getoond.

Komt de informatie op de site uit dezelfde bron als het dossier?

Ja. Site en dossier putten uit dezelfde gegevens, zodat een aanpassing op beide plekken tegelijk zichtbaar wordt.