Hoe wij onze procedures actueel houden

Een procedure die vorig jaar klopte, klopt dit jaar misschien niet meer. Een bank wijzigt een formulier, een gemeente past een tarief aan, een verzekeraar krijgt een nieuw postadres.

Daarom is bij ons niet de procedure het product, maar de controle ervan.

Wat een procedure bij ons is

Per organisatie leggen wij vast hoe u een overlijden meldt en wat daarvoor nodig is. Welke route, welke stukken, hoe lang het doorgaans duurt, en of er een brief is die u kunt overnemen.

Elke procedure draagt twee dingen die u altijd te zien krijgt: de datum van de laatste controle, en de status van die controle.

Die twee velden zijn geen administratie voor ons. Ze zijn de etalage.

Bij de organisatie zelf

Controleren betekent: nagaan bij de organisatie zelf. Niet bij een andere website, niet uit het geheugen.

Wij kijken naar wat de organisatie op haar eigen website publiceert, en waar dat niet volstaat, nemen wij contact op.

Wijkt iets af van wat wij hadden vastgelegd, dan passen wij de procedure aan en krijgt zij een nieuwe controledatum. Wijkt niets af, dan bevestigen wij de procedure en krijgt zij ook een nieuwe controledatum.

Zo ziet u nooit een datum die ouder is dan de laatste keer dat er werkelijk is gekeken.

Wat u wel en niet te zien krijgt

De regel is streng, en dat is de bedoeling.

Bij sommige organisaties is alleen de openbare contactroute bekend. Wij maken dan duidelijk dat een specifieke nabestaandenprocedure nog niet is bevestigd. Gebruik de verwijzing om de actuele eisen bij die organisatie op te vragen.

Wie financiële en juridische pagina’s beoordeelt

De financiële pagina’s zijn toegewezen aan drs. P. van den Dungen RC. De juridische pagina’s zijn toegewezen aan mr. M.G. van Rosmalen, oud-notaris. Bij onderwerpen die beide vakgebieden raken, kunnen beide reviewers betrokken zijn.

Toewijzing en goedkeuring zijn verschillende stappen. Op de pagina staat expliciet of een inhoudelijke beoordeling al is afgerond. Alleen een vastgelegde beoordeling leidt tot de vermelding dat de inhoud beoordeeld is. Op het overzicht van deskundigen vindt u hun profielen.

Wat gebeurt er na een wijziging?

Een beoordeling hoort bij de tekst die daadwerkelijk is gelezen. Wij bewaren welke versie is beoordeeld, door wie en op welke datum. Verandert het antwoord, de inhoud of de primaire bron, dan vervalt de vermelding van een afgeronde beoordeling totdat de gewijzigde versie opnieuw is goedgekeurd.

Een nieuwe opmaak maakt een inhoudelijke beoordeling niet nieuwer. Daarom gebruiken wij de bouwdatum van de website niet als beoordelingsdatum.

De termijn van zes maanden

In het dossier is een termijn van zes maanden ingericht om oude procedures voor herbeoordeling te markeren. De publieke kennispagina’s worden apart bijgehouden. Een recente publicatiedatum bewijst niet dat alle onderliggende informatie opnieuw is gecontroleerd.

Dat betekent niet dat de procedure fout is. Het betekent dat wij haar opnieuw moeten nakijken voordat wij haar zonder voorbehoud tonen.

Controleer bij een belangrijke beslissing ook de actuele informatie van de organisatie zelf. Een termijn voor herbeoordeling geeft geen garantie dat tussentijdse wijzigingen al zijn verwerkt.

De site en het dossier

De procedures in het dossier en de organisatiepagina’s op deze site worden apart bijgehouden: het dossier uit onze database, de site als gewone webpagina’s. Wijzigt een procedure, dan passen wij beide aan. Dat gebeurt nog met de hand, niet automatisch; daarom staat op elke pagina een eigen controledatum.

Wat de datums op een kennispagina betekenen

Bovenaan elke kennispagina staan maximaal drie datums. Ze betekenen elk iets anders.

De kennispagina’s schrijft de redactie van Nabestaandenplanner. Een inhoudelijke beoordeling door een jurist of fiscalist staat op een pagina zodra die heeft plaatsgevonden, met naam en datum. Staat die regel er niet, dan is geen afgeronde deskundigenbeoordeling gepubliceerd. Een reviewer kan al wel aan het onderwerp zijn toegewezen. Dit staat dan uitdrukkelijk bij de naam.

Wat u kunt doen als iets niet klopt

Ziet u dat een procedure of een kennispagina niet meer klopt, bijvoorbeeld omdat een organisatie u iets anders vertelt, laat het ons dan weten via support@nabestaandenplanner.nl. Noem het adres van de pagina en wat er volgens u anders is. Elke kennispagina heeft daarvoor ook een link “Fout gezien? Meld het”, direct onder het antwoord bovenaan.

Wij controleren het bij de organisatie, passen de procedure aan als dat nodig is en laten u weten wat wij hebben gevonden.

Elke melding van een gebruiker beschouwen wij als een fout in ons werk, niet als een vraag. Zo houden wij onszelf scherp.

Wat wij niet beloven

Wij beloven niet dat elke procedure op elk moment volledig klopt. Organisaties veranderen sneller dan wie dan ook kan bijhouden.

Wat wij wél beloven: waar een afzonderlijke broncontroledatum is vastgelegd, ziet u die. Ontbreekt die datum, dan maken wij dat duidelijk. Een toegewezen reviewer wordt niet gepresenteerd als een afgeronde controle. De site houdt tekstwijzigingen, broncontroles en beoordelingen uit elkaar.

Met die drie dingen kunt u zelf inschatten hoeveel u op een procedure kunt vertrouwen. Dat is eerlijker dan een belofte die niemand kan waarmaken.

Veelgestelde vragen

Hoe vaak controleert u een procedure?

In het dossier is een termijn van zes maanden ingericht voor herbeoordeling. De site wordt apart bijgehouden. Controleer de datum bij het artikel en raadpleeg bij een belangrijke stap ook de organisatie zelf.

Waar ziet u de controledatum?

Op kennispagina’s staat de bron onder het korte antwoord. Een afzonderlijk vastgelegde broncontroledatum staat erbij; zonder zo’n datum ziet u alleen de bron. De datum van de tekstwijziging staat apart.

Wat als een organisatie mij iets anders vertelt?

Meld het ons via support@nabestaandenplanner.nl. Wij controleren het bij de organisatie en passen de procedure aan als dat nodig is.

Toont u ook organisaties die nog niet zijn gecontroleerd?

Een organisatiepagina kan een gecontroleerde contactroute beschrijven zonder dat een specifieke nabestaandenprocedure is bevestigd. Dat verschil benoemen wij op de pagina. Een vermelding is geen garantie dat alle eisen bekend zijn.

Komt de informatie op de site uit dezelfde bron als het dossier?

Niet automatisch. Het dossier en de site worden apart bijgehouden. Een wijziging in het dossier betekent niet dat een kennispagina al opnieuw is gecontroleerd. Daarom onderscheiden wij de datums en de reviewstatus.