Wie regelt wat na een overlijden? Rolverdeling tussen nabestaanden

Na een overlijden ontstaat er vanzelf een werkverdeling, meestal doordat één iemand begint. Dat gaat goed tot er iets misgaat: twee mensen bellen dezelfde instantie, of niemand belt hem.

Deze pagina zet de formele rollen naast een werkbare verdeling.

De formele rollen

De erfgenamen. Zij zijn samen verantwoordelijk voor de nalatenschap: de bezittingen, de schulden en de afwikkeling. Wie erfgenaam is, volgt uit het testament of uit de wet.

De executeur. Is die in het testament benoemd, dan wikkelt hij de nalatenschap af. Voor de erfbelasting betekent dat concreet: de executeur doet de aangifte voor alle verkrijgers. Zie Wie moet de aangifte erfbelasting doen?.

De opdrachtgever van de uitvaart. Dat is degene die tekent bij de uitvaartondernemer. Die persoon is tegenover de ondernemer aansprakelijk voor de rekening, ook als de kosten uit de nalatenschap komen.

Die drie rollen vallen vaak samen in één persoon, maar niet altijd. Het is goed om te weten welke pet u op heeft als er discussie ontstaat.

Een werkbare verdeling

De praktijk vraagt iets anders dan de formele rollen. Deze verdeling werkt in de meeste families.

De contactpersoon doet de gesprekken met gemeente, bank en verzekeraars, en houdt de lijst bij van wat is gemeld. Eén stem naar buiten voorkomt tegenstrijdige afspraken.

De administrateur verzamelt de papieren: polissen, jaaropgaven, bankafschriften, de akte van overlijden. Dit is werk dat thuis kan en in eigen tempo.

De praktische hulp doet wat fysiek moet: post ophalen, de woning controleren, de auto verplaatsen.

De contactpersoon voor de familie houdt de rest van de familie op de hoogte, zodat de eerste twee niet steeds hetzelfde verhaal moeten vertellen.

Als niemand het wil doen

Dat komt vaker voor dan gedacht, en het is geen schande. Rouw en administratie gaan slecht samen.

U kunt een deel uitbesteden. Een notaris kan de nalatenschap afwikkelen, een uitvaartondernemer regelt vaak meer dan alleen de uitvaart, en er zijn administratiekantoren die zich hierin specialiseren.

Kijk wel naar de kosten en leg vast wat er precies gedaan wordt. Die kosten komen ten laste van de erfgenamen en zijn geen aftrekbare schuld van de nalatenschap.

Is er een executeur benoemd die de taak niet wil, dan kan hij die weigeren. Doe dat schriftelijk en meteen, zodat de erfgenamen weten dat zij aan zet zijn.

Zo verdeelt u het werk

1. Bepaal wie erfgenaam is en of er een executeur is benoemd. Dat bepaalt de formele verantwoordelijkheid.
2. Wijs één contactpersoon aan voor organisaties. Iedereen verwijst daarnaar.
3. Maak één gedeelde lijst met organisatie, datum van melden, contactpersoon en wat er is afgesproken.
4. Verdeel de taken op wat mensen aankunnen, niet op wie het dichtstbij woont of wie het hardst roept.
5. Spreek af hoe u elkaar bijpraat: één keer per week een korte ronde is meestal genoeg.
6. Leg geldafspraken vast: wie schiet wat voor, en hoe wordt dat verrekend.

Welke taken er in uw situatie precies liggen, hangt af van wat er te regelen is. Doe de Regelcheck om te zien wat er bij u op de lijst staat. Gratis, en u ziet uw uitkomst vóór u betaalt.

Als er spanning ontstaat

Nalatenschappen leggen oude verhoudingen bloot. Drie dingen helpen om het werkbaar te houden.

Scheid de uitvoering van de beslissingen. Wie belt, beslist niet; wie beslist, hoeft niet te bellen. Dat voorkomt het gevoel dat iemand alles naar zich toetrekt.

Zet beslissingen op papier, ook de kleine. Niet uit wantrouwen, maar omdat niemand zich over drie maanden nog herinnert wat er is afgesproken.

Haal er een derde bij als het vastloopt. Een notaris of mediator is goedkoper dan een procedure, en veel sneller.

Een verdeling die in de praktijk werkt

Het helpt om taken te koppelen aan wat iemand van nature al doet, in plaats van aan familieverhoudingen.

Wie goed is met formulieren, neemt de administratie. Wie goed telefoneert, doet de organisaties. Wie dichtbij woont, doet de woning en de post. Wie het overzicht bewaart, houdt de lijst bij.

Spreek ook af wie níéts doet. Iemand die het op dit moment niet kan opbrengen, heeft daar geen verwijt voor nodig; dat uitspreken voorkomt latere spanning.

Herzie de verdeling na een maand. De eerste weken vragen andere dingen dan de maanden daarna.

De rol van de notaris

Een notaris is niet verplicht, maar in vier situaties bijna altijd verstandig.

Bij een woning die verkocht of overgedragen moet worden, want daar is een akte voor nodig.

Bij een verklaring van erfrecht, die banken vaak vragen voordat zij een rekening vrijgeven.

Bij een testament met een bijzondere constructie, zoals vruchtgebruik, bewind of een tweetrapsmaking.

En bij onenigheid tussen erfgenamen, waar een neutrale derde het verschil maakt tussen een gesprek en een procedure.

De kosten komen ten laste van de erfgenamen en zijn geen aftrekbare schuld van de nalatenschap.

De executeur in de praktijk

Een executeur heeft meer bevoegdheden dan de gemiddelde erfgenaam denkt, en minder dan hijzelf soms aanneemt.

Wat hij wél doet: de nalatenschap beheren, schulden voldoen, de aangifte erfbelasting doen voor alle verkrijgers, en de erfgenamen informeren.

Wat hij níét doet, tenzij het testament het uitdrukkelijk zegt: de nalatenschap verdelen. Dat blijft een zaak van de erfgenamen samen.

Een executeur mag een beloning krijgen. Staat er niets in het testament, dan geldt de wettelijke regeling. Dat loon is geen aftrekbare uitvaartkostenpost.

Wil hij de taak niet, dan kan hij die weigeren; dat heet non-acceptatie. Doe dat schriftelijk en meteen, zodat de erfgenamen weten waar zij aan toe zijn.

Wat er vaak misgaat

Iedereen belt zijn eigen instanties, waarna niemand meer weet wat er gemeld is.

De opdrachtgever van de uitvaart betaalt alles voor en zegt er niets over. Dat levert maanden later een ongemakkelijk gesprek op.

De executeur denkt dat hij ook over de verdeling gaat. Dat is alleen zo als het testament hem die bevoegdheid geeft.

Eén persoon doet alles en brandt op. Verdeel het werk, ook als die persoon zegt dat het wel gaat.

Erfgenamen in het buitenland worden pas laat betrokken, waarna de aangifte stilvalt op een ontbrekende handtekening.

Als erfgenamen ver uit elkaar wonen

Woont een deel van de familie ver weg, dan verschuift de verdeling vanzelf naar wie dichtbij is. Dat werkt, mits u drie dingen regelt.

Geef de persoon ter plaatse een schriftelijke machtiging van de anderen. Veel organisaties werken daar gewoon mee.

Deel de administratie digitaal, zodat iedereen kan meekijken zonder dat er stukken heen en weer gaan.

En spreek een vast moment af waarop u elkaar bijpraat. Zonder dat moment ontstaat het gevoel dat één persoon alles beslist, en dat is de kortste route naar wrijving.

Voor de aangifte erfbelasting heeft u van iedereen het burgerservicenummer nodig. Vraag dat vroeg op; bij erfgenamen zonder Nederlands nummer kost dat weken.

Veelgestelde vragen

Moet de oudste zoon of dochter het regelen?

Nee. Er is geen wettelijke volgorde. Wie het doet, is een praktische afspraak tussen de erfgenamen.

Kan één erfgenaam alles beslissen?

Nee. Erfgenamen zijn samen verantwoordelijk, en beslissingen over de nalatenschap nemen zij samen — tenzij er een executeur is met die bevoegdheid.

Wat als een erfgenaam niet meewerkt?

Probeer eerst een gesprek met een neutrale derde erbij. Blijft het vastlopen, dan kan een notaris adviseren over de route; uiteindelijk kan de rechter een vereffenaar benoemen.

Mag ik iemand machtigen om namens mij te handelen?

Ja. Een schriftelijke machtiging is meestal genoeg voor banken en instanties. Voor sommige handelingen vraagt men een notariële volmacht.

Wie betaalt de kosten van een notaris?

Die komen ten laste van de erfgenamen, naar rato van ieders aandeel, tenzij u onderling iets anders afspreekt.