Bij welke organisaties moet u een overlijden melden?

Na een overlijden moet een lange rij organisaties het weten. Een deel hoort het vanzelf, via de gemeente. De rest hoort het pas als u het zegt. Dit overzicht zet per categorie op een rij wie er vanzelf van hoort en wie u zelf moet inlichten. Ook wat u daarvoor nodig heeft en in welke volgorde het slim is.

Wat automatisch gaat en wat niet

De gemeente waar het overlijden is aangegeven, verwerkt het in de Basisregistratie Personen. Instanties die daarop zijn aangesloten, krijgen daarvan bericht.

Organisatie	Hoort het vanzelf	Wat u toch zelf doet
Belastingdienst	Ja, via de BRP	Aangifte met het F-formulier; toeslagen van de partner aanpassen
SVB	Ja, via de BRP	Overlijdensuitkering aanvragen als u geen partner bent
UWV	Ja, via de BRP	Navragen bij een lopende uitkering
Zorgverzekeraar	Ja, via de gemeente	Declaraties indienen; teruggaaf controleren
Pensioenfondsen	Meestal, via de BRP, maar niet altijd snel	Zelf melden en partnerpensioen aanvragen
Gemeente en waterschap, belastingen	Ja	Controleren of de aanslag is aangepast
Bank	Nee	Melden, met akte van overlijden
Verzekeraars	Nee	Melden, opzeggen of overzetten
Energie, water, telecom	Nee	Melden, opzeggen of overzetten
Abonnementen en lidmaatschappen	Nee	Opzeggen
Werkgever	Nee	Melden en eindafrekening vragen
Verhuurder of hypotheekverstrekker	Nee	Melden

Het automatische bericht zorgt er alleen voor dat de instantie het weet. Een aanvraag, een declaratie of een nieuwe naam op het contract blijft uw werk. Hoe dat zit, staat op de pagina over wat automatisch gaat en wat niet.

Wat u bij de hand heeft

Vrijwel elke organisatie vraagt dezelfde stukken. Leg ze klaar voordat u begint.

Document	Waarvoor
Kopie van de akte van overlijden	Elke melding; vraag bij de gemeente meteen meerdere afschriften
Uw eigen identiteitsbewijs	Om aan te tonen wie meldt
Klant-, polis- of rekeningnummer	Om het contract te vinden
Verklaring van erfrecht	Banken en sommige verzekeraars, als zij die vragen
Uittreksel Centraal Testamentenregister	Banken, om aan te tonen dat er geen testament is
Rekeningnummer voor teruggaven	Als de rekening van de overledene wordt opgeheven

Een afschrift van de akte van overlijden kost in Amsterdam en Den Haag € 17,80 per stuk; andere gemeenten hebben eigen tarieven. Vijf tot tien afschriften is een gebruikelijk aantal.

De organisaties per categorie

Hieronder staan de categorieën in de volgorde waarin u ze het beste afwerkt: eerst het risico, dan het geld, dan de rest. Per categorie staat wat er speelt en waar u verder leest.

Banken

De bank blokkeert de rekening van de overledene voor betalingen zodra zij het overlijden weet; geld ontvangen blijft mogelijk. Meld het bij elke bank waar een rekening liep, met een kopie van de akte van overlijden.

Of de bank een verklaring van erfrecht vraagt, hangt af van het saldo, het testament en wie er meldt. De banken hanteren daarvoor een gezamenlijke regeling. Lees welke bank wat vraagt en hoe u rekeningen opvraagt. Vermoedt u rekeningen bij banken die u niet kent, dan is er het gratis Loket Slapende Tegoeden. Per bank staat de route op overlijden melden bij banken.

Uitvaart- en levensverzekeraars

Meld het overlijden bij de uitvaartverzekeraar vóór de uitvaart, of laat de uitvaartverzorger dat doen. Levensverzekeringen keren uit aan de begunstigde op de polis; die moet zich melden.

Polissen raken zoek. De Zoekservice van het Verbond van Verzekeraars zoekt gratis bij alle deelnemende levensverzekeraars. Lees hoe u vergeten polissen opspoort. Per verzekeraar staat de route bij uitvaart- en levensverzekeraars.

Zorgverzekeraars

De zorgverzekering stopt vanzelf, de dag na het overlijden. Te veel betaalde premie en eigen risico komen terug, en zorgrekeningen tot de dag van overlijden kunt u nog declareren. Lees over de restitutie van de zorgverzekering, en per verzekeraar bij overlijden melden bij zorgverzekeraars.

Pensioenfondsen en uitkeringsinstanties

De AOW stopt de dag na het overlijden; te veel betaalde AOW wordt verrekend. De partner krijgt automatisch een overlijdensuitkering; anderen vragen die aan. Pensioenfondsen hebben elk een eigen reglement, en het partnerpensioen vraagt u zelf aan. Lees over te veel ontvangen AOW en pensioen, per fonds bij overlijden melden bij pensioenfondsen, en per instantie bij overheid en instanties.

Werkgever

De werkgever betaalt het loon tot de dag van overlijden en het vakantiegeld uit. Daarnaast is hij wettelijk verplicht tot een overlijdensuitkering van één maand loon aan de nabestaanden. Lees over het laatste salaris en de overlijdensuitkering van de werkgever.

Overige verzekeraars

Inboedel, opstal, auto, aansprakelijkheid, reis en rechtsbijstand: elke polis apart melden, en dan opzeggen of overzetten. Zeg de opstalverzekering niet op zolang de woning vol staat. Vooruitbetaalde premie hoort terug. Lees over te veel betaalde premies en over de route bij overige organisaties.

Energie en water

Het energiecontract stopt niet vanzelf. Zet het over op de achterblijvende bewoner of zeg het op per de datum waarop de woning leeg is, met de meterstanden. Daarna volgt de eindafrekening. Het waterbedrijf werkt op dezelfde manier. Lees over de eindafrekening energie, per leverancier bij energieleveranciers en per waterbedrijf bij drinkwaterbedrijven.

Gemeente en waterschap

De belastingaanslag loopt door. Woonde de overledene alleen, dan vervalt in veel gemeenten de afvalstoffenheffing over de hele maanden na het overlijden. Lees over gemeentebelasting en waterschapsbelasting.

Belastingdienst

De Belastingdienst hoort het vanzelf, maar de aangifte inkomstenbelasting over het overlijdensjaar doet u zelf, met het F-formulier. Vaak levert die een teruggaaf op. Lees over de belastingteruggaaf over het overlijdensjaar en de aangifte inkomstenbelasting van een overledene.

Telecom, abonnementen en lidmaatschappen

Telefoon, internet, televisie, kranten, streamingdiensten, sportschool, verenigingen, loterijen en goede doelen: elk apart opzeggen, meestal met een kopie van de akte van overlijden. Kleine bedragen, lange lijst. Doe deze categorie als laatste, maar sla haar niet over: elke incasso die doorloopt op een geblokkeerde rekening, levert een aanmaning op. Per aanbieder staat de route bij telecom en internet, bij streaming en abonnementen en bij loterijen en goede doelen.

Post en digitale zaken

Laat de post doorsturen, zodat u ziet welke organisaties u nog mist. Lees over post doorsturen. Digitale accounts, van e-mail tot sociale media, hebben elk een eigen procedure bij de aanbieder.

De volgorde die werkt

1. Eerste week na de uitvaart: dekking. Bank, opstal- en inboedelverzekering, autoverzekering, aansprakelijkheid.
2. Tweede week: geld dat u toekomt. Pensioenfondsen, SVB, UWV, werkgever, levens- en uitvaartverzekeraars.
3. Derde week: de woning. Energie, water, verhuurder of hypotheekverstrekker, gemeente.
4. Vierde week: de lange lijst. Telecom, abonnementen, lidmaatschappen, digitale diensten.
5. Daarna: controleren. Loop na twee maanden de bankafschriften door op incasso’s die nog lopen, en de post op organisaties die u miste.

Houd bij elke melding één regel bij: organisatie, datum, naam van de contactpersoon, wat is afgesproken en welk document u heeft gestuurd. Die lijst is uw bewijs als er maanden later een vraag komt.

Voorbeeldbrief

Veel organisaties hebben een eigen formulier of een nabestaandendesk. Is dat er niet, dan volstaat een korte brief of e-mail.

Geachte heer, mevrouw,

Hierbij deel ik u mee dat [volledige naam], geboren op [geboortedatum] en wonende aan [adres], op [datum] is overleden. Een kopie van de akte van overlijden vindt u als bijlage.

Bij u loopt op naam van de overledene [soort contract] met nummer [klant- of polisnummer]. Ik verzoek u dit contract te beëindigen per [datum] / over te zetten op naam van [naam en geboortedatum van de partner].

Eventueel te veel betaalde bedragen kunt u overmaken op rekeningnummer [IBAN] ten name van [naam]. Ik verzoek u de bevestiging te sturen naar onderstaand adres.

Ik treed op als [erfgenaam / executeur / gemachtigde namens de erfgenamen].

Met vriendelijke groet, [naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres]

Stuur nooit een origineel van de akte van overlijden mee. Stuur bij een e-mail ook geen kopie van uw identiteitsbewijs, tenzij de organisatie er uitdrukkelijk om vraagt.

Wat er vaak misgaat

De rekening van de overledene wordt opgeheven voordat de laatste teruggaven binnen zijn, en het geld gaat retour.

De opstalverzekering wordt in de eerste week opgezegd, terwijl de woning nog maanden vol staat.

Jaarlijks geïncasseerde abonnementen en verzekeringen staan niet op de recente afschriften en worden gemist.

Niemand houdt bij wat aan wie is gestuurd, en drie maanden later begint het zoeken opnieuw.

De partner denkt dat het pensioenfonds het vanzelf regelt, en vraagt het partnerpensioen niet aan.

Welke organisaties in uw situatie spelen, hangt af van de woning, het inkomen en de contracten van de overledene. Doe de Regelcheck om te zien wat er bij u speelt. Gratis, en u ziet uw uitkomst vóór u betaalt.

Als een organisatie niet meewerkt

Soms weigert een organisatie een melding te verwerken zonder verklaring van erfrecht, terwijl u die niet heeft en niet nodig denkt te hebben. Vraag dan schriftelijk op grond van welke voorwaarde zij dat vraagt.

Bij banken bestaat een gezamenlijke regeling die bepaalt wanneer een echtgenoot of geregistreerd partner zonder verklaring van erfrecht over de rekening kan beschikken. Bij andere organisaties is het beleid van het bedrijf zelf.

Komt u er niet uit, dan is er voor banken en verzekeraars het klachteninstituut Kifid, en voor energie, water en telecom de Geschillencommissie. Beide zijn voor consumenten laagdrempelig. Meestal is een brief met de vraag “op grond waarvan” al genoeg.

Veelgestelde vragen

Moet ik het overlijden melden bij de Belastingdienst?

Nee, de Belastingdienst hoort het via de gemeente. De aangifte over het overlijdensjaar met het F-formulier doet u wel zelf, vóór 1 mei van het jaar erna.

Welke documenten heb ik nodig om een overlijden te melden?

Bijna altijd een kopie van de akte van overlijden, uw eigen identiteitsbewijs en het klant- of polisnummer. Banken vragen soms een verklaring van erfrecht of een uittreksel uit het testamentenregister.

Hoeveel organisaties moet ik inlichten?

Bij een gemiddeld huishouden tien tot vijftien contracten, van bank tot sportschool. Laat de post doorsturen om te zien welke u mist.

In welke volgorde meld ik het overlijden?

Eerst dekking: bank en verzekeringen. Dan geld dat u toekomt: pensioen, SVB, werkgever. Daarna de woning, en als laatste de abonnementen.

Wat als een organisatie een verklaring van erfrecht eist?

Vraag schriftelijk op grond van welke voorwaarde. Banken hebben een gezamenlijke regeling voor partners zonder testament; bij andere organisaties is het eigen beleid. Kifid en de Geschillencommissie helpen als u er niet uitkomt.