Hoelang moet u de administratie van een overledene bewaren?

Als de nalatenschap is afgewikkeld, blijft er een doos over. De vraag is dan hoe lang die doos moet blijven staan.

Er bestaat voor particulieren geen wettelijke bewaarplicht zoals ondernemers die kennen. Wel bestaan er termijnen waarbinnen de Belastingdienst nog kan terugkomen, en die bepalen in de praktijk hoe lang u iets nodig kunt hebben.

De termijnen die het bepalen

De Belastingdienst kan een navorderingsaanslag opleggen binnen vijf jaar na het einde van het belastingtijdvak.

Gaat het om inkomsten of vermogen uit het buitenland, dan is die termijn twaalf jaar. Die telt vanaf het einde van het tijdvak waarin de belastingschuld ontstond.

Voor de erfbelasting geldt daarbovenop een bijzondere regel. Die regel geldt voor vermogensbestanddelen die in het buitenland worden gehouden of zijn opgekomen. Is daarvoor geen of een onjuiste aangifte gedaan, dan geldt sinds 1 januari 2012 een onbeperkte navorderingstermijn.

Daarmee ontstaan drie bewaarhorizonten: vijf jaar, twaalf jaar, en onbeperkt.

Welke horizon voor u geldt

Situatie	Houd minimaal aan
Alleen Nederlands vermogen	5 jaar
Rekening, woning of polis in het buitenland	12 jaar
Buitenlands vermogen in de erfbelasting	Onbeperkt bewaren
Onroerend goed dat in de familie blijft	Zolang het in bezit is
Wettelijke verdeling met kindsdelen	Tot het tweede overlijden

Die laatste twee rijen gaan niet over de Belastingdienst maar over de praktijk.

Bij een wettelijke verdeling krijgen kinderen een vordering op de langstlevende partner. Die wordt pas opeisbaar bij diens overlijden, en dat kan tientallen jaren later zijn. Het stuk waarin de hoogte van die vordering staat, moet dan nog bestaan.

Wat u zeker bewaart

Een beperkte set stukken is de kern. Die past in één map.

De akte van overlijden en de verklaring van erfrecht.

Het testament of de vaststelling dat er geen testament was.

De boedelbeschrijving met de onderbouwing per regel.

De aangifte en de aanslag erfbelasting, plus de waarderingsstukken: WOZ-beschikkingen, saldo-opgaven, taxatierapporten.

De laatste aangifte inkomstenbelasting van de overledene en de daaropvolgende aanslag.

De verdelingsafspraak of verdelingsakte, ondertekend.

Het financiële eindoverzicht van de afwikkeling.

Bij een wettelijke verdeling ook de berekening van de kindsdelen, met datum.

Wat u na verloop van tijd kunt opruimen

Niet alles hoeft te blijven, en een dossier dat te vol is, wordt niet meer gebruikt.

Gewone bankafschriften van jaren vóór het overlijden kunnen weg zodra de navorderingstermijn voorbij is, tenzij er buitenlands vermogen speelde.

Opgezegde contracten hebben hun nut gehad zodra de eindafrekening binnen en betaald is. Bewaar wel de bevestiging van opzegging.

Polissen die zijn uitgekeerd of beëindigd kunnen weg als de uitkering is ontvangen en verwerkt.

Correspondentie zonder gevolgen hoeft niet bewaard.

Ruim pas op als de aanslagen definitief zijn en de bezwaartermijnen voorbij. Tot die tijd is opruimen risico nemen zonder winst.

Wat er in uw situatie moet blijven, hangt af van wat er in de nalatenschap zat. Doe de Regelcheck om te zien wat er bij u speelt. Gratis, en u ziet uw uitkomst vóór u betaalt.

Zo maakt u het houdbaar

1. Scan alles wat u bewaart en sla het op twee plaatsen op, bijvoorbeeld een computer en een externe schijf.
2. Geef bestanden een vaste naam: jaartal, onderwerp, organisatie.
3. Maak één overzichtsbestand waarin staat wat er is en waar het staat.
4. Zet een opruimdatum per categorie in dat overzicht.
5. Bewaar de kern ook op papier, want een bestandsformaat van nu is over twintig jaar niet vanzelfsprekend leesbaar.
6. Vertel één andere erfgenaam waar het staat. Een dossier dat niemand kan vinden, bestaat niet.

Papier of digitaal

Voor de Belastingdienst is een leesbare kopie in de regel voldoende; het gaat om de inhoud, niet om het papier.

Er zijn wel stukken waarvan u het origineel bewaart. Een notariële akte, een testament en een eigendomsakte horen daarbij.

Digitaal bewaren heeft een eigen risico: een schijf die stukgaat, een clouddienst die stopt, een bestandsformaat dat niet meer wordt ondersteund.

Houd het daarom eenvoudig. Gewone pdf-bestanden op twee plaatsen, met een begrijpelijke mappenstructuur, gaan langer mee dan een slim systeem dat niemand anders begrijpt.

Controleer één keer per jaar of u uw eigen bestanden nog kunt openen.

Wat er vaak misgaat

Het dossier wordt opgeruimd zodra de aanslag erfbelasting binnen is, terwijl de navorderingstermijn nog jaren loopt.

Buitenlands vermogen wordt over het hoofd gezien, waardoor er wordt opgeruimd terwijl een veel langere termijn geldt.

De berekening van de kindsdelen bij een wettelijke verdeling verdwijnt, en bij het tweede overlijden weet niemand meer waar iedereen recht op heeft.

Alles wordt bewaard, zonder ordening, waardoor het dossier in de praktijk onbruikbaar is.

Het dossier ligt bij één persoon en niemand anders weet dat het bestaat.

Het moment om af te sluiten

Er komt een punt waarop de afwikkeling echt klaar is. Markeer dat.

Dat moment is er als de aanslag erfbelasting definitief is en de inkomstenbelasting over het overlijdensjaar is afgehandeld. Daarbij horen ook beëindigde contracten en uitgekeerde erfdelen.

Stuur dan een slotoverzicht aan alle erfgenamen en zet de datum erbij.

Berg het dossier daarna op met een briefje erop: wat erin zit, tot wanneer het moet blijven, en wie ervan weet.

Dat briefje is het kleinste onderdeel van de hele afwikkeling en het onderdeel waar uw familie u later het meest dankbaar voor is.

Bewaren voor de erfgenamen, niet alleen voor de fiscus

De Belastingdienst bepaalt de ondergrens. De familie bepaalt vaak de bovengrens.

Bij een wettelijke verdeling krijgen de kinderen een vordering op de langstlevende partner. Die wordt pas opeisbaar bij diens overlijden, soms tientallen jaren later.

Bij onroerend goed dat in de familie blijft, heeft u de akte en de waarderingsstukken nodig zolang het bezit er is.

Bij een onderneming of een aanmerkelijk belang lopen fiscale regelingen soms jaren door, met voorwaarden die achteraf moeten kunnen worden aangetoond.

Bij schenkingen die tijdens het leven zijn gedaan, kan de administratie nodig zijn bij een volgend overlijden in dezelfde familie.

In al die gevallen geldt: de stukken bewaren kost een plank, ze missen kost een procedure.

Een opruimmoment inplannen

Een dossier dat nooit wordt opgeruimd, wordt ook nooit gebruikt. Plan daarom één moment.

Zet in uw agenda een datum vijf jaar na het jaar van overlijden. Dat is het eerste moment waarop de gewone navorderingstermijn voorbij is.

Loop op die dag het overzichtsbestand langs en kijk per categorie wat weg kan. Bankafschriften van vóór het overlijden, opgezegde contracten, correspondentie zonder gevolgen.

Laat de kern staan. Dat zijn de akte van overlijden, de verklaring van erfrecht, het testament en de boedelbeschrijving. Daarbij horen de aangifte en aanslag erfbelasting, de verdelingsafspraak en het financiële eindoverzicht.

Was er buitenlands vermogen, zet dan geen opruimdatum maar een controledatum. Bij buitenlandse vermogensbestanddelen in de erfbelasting kan de navorderingstermijn onbeperkt zijn.

Noteer op de doos wat erin zit en wie ervan weet.

Veelgestelde vragen

Hoelang moet ik de administratie van een overledene bewaren?

Er is voor particulieren geen wettelijke bewaarplicht. Houd vijf jaar aan als ondergrens, omdat de Belastingdienst zolang kan navorderen over binnenlands vermogen.

Wat als er buitenlands vermogen was?

Dan geldt een navorderingstermijn van twaalf jaar. Voor de erfbelasting kan bij buitenlandse vermogensbestanddelen waarvoor geen of een onjuiste aangifte is gedaan zelfs een onbeperkte termijn gelden.

Mag ik alles digitaal bewaren?

Voor de meeste stukken volstaat een leesbare kopie. Bewaar originelen van notariële akten, het testament en eigendomsakten wel op papier.

Wat bewaar ik bij een wettelijke verdeling?

De berekening van de vordering van elk kind op de langstlevende partner, met datum. Die vordering wordt pas opeisbaar bij het tweede overlijden, en dan is dit stuk het enige bewijs.

Geldt voor particulieren een bewaarplicht van zeven jaar?

Die termijn hoort bij de administratieplicht van ondernemers en geldt niet voor een particuliere nalatenschap. Voor particulieren is er geen wettelijke bewaarplicht; de navorderingstermijnen bepalen in de praktijk hoelang u iets nodig kunt hebben.