Een nalatenschapsdossier bijhouden dat klopt

Een nalatenschap afwikkelen duurt maanden en soms jaren. In die tijd raakt iedereen het spoor bijster, tenzij er één plek is waar alles bij elkaar staat.

Dat is het nalatenschapsdossier. Niet omdat het moet, maar omdat u anders drie keer hetzelfde uitzoekt.

De vier onderdelen

Een bruikbaar dossier bestaat uit vier delen, en meer heeft u niet nodig.

De boedelbeschrijving: wat er was aan bezittingen en schulden, met per regel de waarde en de bron.

Het overzicht van organisaties: wie er is aangeschreven, waarvoor, wanneer en met welke uitkomst.

Het financiële overzicht: elke ontvangst en uitgave van de nalatenschap, in volgorde van datum.

De bewijsstukken: opgaven, nota’s, beschikkingen, bevestigingen en foto’s, genummerd zodat ze bij een regel horen.

Die vier verwijzen naar elkaar. Een regel in het financiële overzicht verwijst naar een bewijsstuk; een regel in de boedelbeschrijving verwijst naar een opgave.

Eén rekening, één waarheid

De belangrijkste gewoonte van het hele dossier is banaal: laat alles via één rekening lopen.

Dat mag de rekening van de overledene zijn zolang die openstaat, of een rekening die u daarvoor aanhoudt.

Betaal niets uit eigen zak zonder bon. Doet u dat wel, declareer het dan meteen en noteer waarvoor het was.

Het gevolg is dat het banksaldo altijd gelijk hoort te zijn aan wat uw overzicht zegt. Klopt het niet, dan mist er een boeking en ziet u dat binnen een week in plaats van na een jaar.

Bij een beneficiair aanvaarde nalatenschap is dat spoor tegelijk uw verantwoording aan schuldeisers.

Zo zet u het op

1. Maak één map, digitaal en op papier, met vier vaste onderdelen.
2. Nummer de bewijsstukken doorlopend en verwijs vanuit elk overzicht naar dat nummer.
3. Open één rekening voor de nalatenschap of gebruik die van de overledene.
4. Noteer elke handeling op de dag zelf: wie u sprak, wat er is afgesproken, wat de volgende stap is.
5. Stuur elk kwartaal een kort overzicht aan de andere erfgenamen, ook als er weinig is gebeurd.
6. Sluit elk onderdeel af met een status: afgerond, of wachten op wie en waarop.

Wat u per organisatie vastlegt

Veld	Waarom
Naam en contactgegevens	U belt bijna altijd nog een tweede keer
Klant- of polisnummer	Zonder nummer begint elk gesprek opnieuw
Datum van melden	Bepaalt vanaf wanneer iets loopt
Wat er is gevraagd	Voorkomt dat u twee keer hetzelfde opvraagt
Toegezegde termijn	Maakt zichtbaar wanneer u moet rappelleren
Status	Toont in één oogopslag wat nog open is

Met dit overzicht kunt u op elk moment zeggen waar de afwikkeling staat. Dat is precies de vraag die andere erfgenamen stellen.

Werk het bij tijdens het gesprek, niet erna. Wat u niet noteert, bent u binnen een week kwijt.

Waarom kwartaalberichten werken

Erfgenamen die niets horen, gaan vanzelf vragen stellen. Meestal allemaal tegelijk, en meestal op het verkeerde moment.

Een kort bericht per kwartaal voorkomt dat. Vijf regels volstaan: wat is er gedaan, wat staat er open, wat is de verwachte volgende stap.

Bent u executeur, dan heeft dat ook een juridische kant. U moet een erfgenaam alle door hem gewenste inlichtingen geven over de uitoefening van uw taak.

Wie uit zichzelf informeert, krijgt die vragen zelden. Wie zwijgt, krijgt ze allemaal aan het eind.

Hoe uw dossier eruit moet zien, hangt af van wat er in de nalatenschap zit. Doe de Regelcheck om te zien wat er bij u speelt. Gratis, en u ziet uw uitkomst vóór u betaalt.

Wat u vastlegt bij beslissingen

Niet alleen bedragen horen in het dossier, ook keuzes.

Waarom de auto is verkocht en aan wie. Waarom er een taxateur is ingeschakeld. Waarom een rekening is betwist of juist betaald.

Zet bij elke beslissing wie ermee heeft ingestemd, en bewaar die instemming per e-mail. Een mondeling akkoord is over een half jaar geen akkoord meer.

Bij verkoop legt u vast wat u heeft verkocht en tegen welke prijs. Een schuldeiser die niet volledig wordt betaald, mag u vragen dat aan te tonen.

Dat klinkt formeel voor een familiesituatie. Het is precies het onderdeel dat achteraf het meest wordt gemist.

Wat er vaak misgaat

Het dossier wordt pas opgezet als er een probleem is, waarna de eerste maanden niet meer te reconstrueren zijn.

Betalingen lopen via drie privérekeningen, zodat niemand het totaal nog kan nalopen.

Bewijsstukken zitten los in een map zonder verwijzing, waardoor niemand ze terugvindt.

Eén erfgenaam beheert het dossier en deelt het niet. Dat roept precies het wantrouwen op dat het dossier moest voorkomen.

Er wordt niets genoteerd over telefoongesprekken, en toezeggingen verdampen.

Wat er aan het eind in moet zitten

Als de afwikkeling klaar is, sluit u het dossier af met een vaste set stukken.

De boedelbeschrijving in de definitieve versie, met de datum erbij.

Het financiële eindoverzicht: wat er binnenkwam, wat eruit ging, en wat ieder heeft ontvangen.

De aangifte en de aanslag erfbelasting, plus de onderbouwing van de waarden.

De verdelingsafspraak of verdelingsakte, ondertekend door alle erfgenamen.

De bevestigingen van opzegging en van oplevering, met einddata.

Stuur dat pakket aan alle erfgenamen. Daarmee is de afwikkeling niet alleen afgerond, maar ook zichtbaar afgerond.

Bewaar het daarna. Bij een tweede overlijden in de familie blijkt dit dossier vaak het enige stuk waarin staat hoe het destijds is gegaan.

Welke versie geldt

Een dossier dat groeit, krijgt vanzelf meerdere versies van hetzelfde stuk. Dan ontstaat de vraag welke versie klopt.

Los dat op met één regel: elk stuk krijgt een datum in de bestandsnaam en in de kop van het document.

Vervangt een nieuwe versie een oude, bewaar de oude dan in een submap met de naam “oud”. Weggooien is verleidelijk en later onhandig, want u wilt soms kunnen laten zien hoe een cijfer is veranderd.

Verandert de boedelbeschrijving, meld dat dan actief aan de erfgenamen. Een gewijzigde lijst die stilletjes in een map verschijnt, roept vragen op.

Gebruik voor het financiële overzicht juist één doorlopend bestand in plaats van versies. Daar telt de volgorde van boekingen, niet de momentopname.

Wie het dossier beheert

Het dossier hoort bij de erfgenamen samen, ook als één persoon het bijhoudt.

Spreek daarom af dat iedereen op elk moment kan meekijken. Een gedeeld documentenmap werkt beter dan een bestand dat op verzoek wordt rondgemaild.

Is er een executeur, dan beheert hij de nalatenschap en houdt hij het dossier bij. Hij moet een erfgenaam alle door deze gewenste inlichtingen geven over de uitoefening van zijn taak.

Is er een gevolmachtigde, dan geldt hetzelfde in de praktijk, ook al volgt dat niet uit de wet maar uit de afspraak.

Valt de beheerder weg, door ziekte of door een conflict, dan moet een ander het kunnen overnemen. Dat lukt alleen als het dossier gedeeld is en de opzet begrijpelijk.

Zorg dus dat er altijd minstens één andere erfgenaam weet waar alles staat en hoe het is ingedeeld.

Veelgestelde vragen

Moet ik een apart dossier bijhouden?

Wettelijk hoeft dat niet, maar u heeft de informatie hoe dan ook nodig voor de aangifte erfbelasting en voor de afrekening met erfgenamen. Bij beneficiaire aanvaarding is het bovendien uw verantwoording aan schuldeisers.

Mag ik privégeld voorschieten?

Ja, maar declareer het met de bon erbij en noteer waarvoor het was. Uw eigen kosten, zoals reiskosten of bestede tijd, kunt u niet ten laste van de nalatenschap brengen.

Hoe vaak informeer ik de andere erfgenamen?

Een kort bericht per kwartaal volstaat, ook als er weinig is gebeurd. Bent u executeur, dan moet u een erfgenaam bovendien alle gewenste inlichtingen geven over de uitoefening van uw taak.

Wat doe ik met het dossier als alles is afgerond?

Stuur alle erfgenamen een slotoverzicht en bewaar het dossier daarna nog jaren. De Belastingdienst kan bij binnenlands vermogen tot vijf jaar navorderen en bij buitenlands vermogen tot twaalf jaar.