De administratie van een overledene ordenen

De administratie is het gereedschap waarmee u de hele nalatenschap afwikkelt. Zonder die stukken weet u niet wat er is, wat er loopt en wat er nog komt.

Daarom is dit het eerste wat u uit de woning meeneemt, en niet het laatste.

Neem het mee voordat er wordt ontruimd

De Rechtspraak geeft die volgorde expliciet: de administratie neemt u mee naar huis, want die heeft u nodig om te kunnen vereffenen.

Neem alles mee wat op papier staat, ook wat oud lijkt. Sorteren doet u thuis, in alle rust.

Neem ook de computer, de telefoon en de tablet mee. Daar zitten facturen, polissen en abonnementen op die nergens op papier staan.

Let op de post die nog binnenkomt. Regel dat die naar u wordt doorgestuurd; er komt vaak nog weken post die inzicht geeft in wat er loopt.

De zes stapels

Sorteren op onderwerp werkt beter dan sorteren op datum. Zes stapels volstaan.

Bank. Afschriften, jaaropgaven, spaarrekeningen, beleggingsoverzichten, creditcards.

Wonen. Huurcontract of eigendomsakte, hypotheek, WOZ-beschikking, energie, water, gemeentelijke heffingen, vereniging van eigenaars.

Verzekeringen. Levens-, uitvaart-, zorg-, inboedel-, opstal-, aansprakelijkheids- en autoverzekering.

Inkomen. Loon, pensioen, uitkeringen, jaaropgaven, toeslagen.

Belastingen. Aangiften, aanslagen, voorlopige aanslagen, teruggaven.

Overige contracten. Telefoon, internet, abonnementen, lidmaatschappen, zorgcontracten.

Alles wat nergens bij past, gaat op een zevende stapel met de naam “uitzoeken”. Die werkt u later door.

De volgorde van werken

1. Verzamel alles fysiek op één plek, inclusief de inhoud van laden en dozen.
2. Sorteer op de zes onderwerpen, zonder iets te lezen. Alleen sorteren.
3. Leg per stapel het meest recente stuk bovenop. Dat is bijna altijd het stuk dat u nodig heeft.
4. Loop een jaar aan bankafschriften door en streep elke afschrijving aan die u niet kunt thuisbrengen.
5. Maak een overzicht per onderwerp: wie, wat, welk nummer, en wat de status is.
6. Scan alles wat u bewaart en sla het op twee plaatsen op.

Van stapel naar overzicht

Sorteren is het halve werk. Het overzicht is wat u er daadwerkelijk mee doet.

Kolom	Wat erin komt
Organisatie	Naam van bank, verzekeraar of leverancier
Soort	Rekening, polis, contract, aanslag
Nummer	Rekening-, polis- of klantnummer
Status	Gemeld, opgezegd, opgave gevraagd, afgerond
Datum	Wanneer u wat heeft gedaan

Dit ene overzicht vervangt tien losse briefjes. Het laat zien wat er nog openstaat en voorkomt dat u twee keer belt over hetzelfde.

Werk het bij op het moment dat u iets doet, niet achteraf. Een telefoongesprek dat u vergeet te noteren, kost u later een middag.

Welke organisaties in uw situatie op dat overzicht horen, hangt af van wat er liep. Doe de Regelcheck om te zien wat er bij u speelt. Gratis, en u ziet uw uitkomst vóór u betaalt.

De digitale kant

Steeds meer administratie bestaat alleen digitaal, en dat is het deel dat het vaakst buiten beeld blijft.

Kijk in de mailbox op woorden als polis, factuur, jaaropgave, overzicht en abonnement. Sorteer op afzender om terugkerende partijen te vinden.

Kijk in de berichtenbox van MijnOverheid. Na het overlijden wordt DigiD geblokkeerd, dus regel dat tijdig of vraag een nabestaandenmachtiging aan.

Kijk in de browser naar opgeslagen wachtwoorden en bij welke diensten iemand een account had.

Kijk naar abonnementen op de telefoon, die vaak via een app-winkel lopen en nergens anders zichtbaar zijn.

Noteer wat u vindt op hetzelfde overzicht. Digitaal of op papier maakt voor de afwikkeling niet uit.

Wat u zeker bewaart

Niet alles hoeft bewaard, maar een aantal stukken is onmisbaar.

De akte van overlijden en, als die er is, de verklaring van erfrecht.

De boedelbeschrijving met de onderbouwing per regel.

De aangifte en de aanslag erfbelasting, plus de stukken waarmee u de waarden heeft onderbouwd.

De laatste aangifte inkomstenbelasting van de overledene en de aanslag die daarop volgt.

De opgaven van banken, verzekeraars en pensioenfondsen per datum van overlijden.

De bevestigingen van opzegging van contracten, met einddatum.

Bewaar die stukken bij elkaar, gescheiden van wat u alleen tijdelijk nodig had.

Wat er vaak misgaat

De administratie gaat mee met de ontruiming, waarna de afwikkeling stilvalt.

Er wordt gesorteerd op datum in plaats van op onderwerp, waardoor u bij elke vraag opnieuw moet zoeken.

De mailbox blijft ongelezen, waardoor polissen zonder papieren post buiten beeld blijven.

Er wordt niets genoteerd over gevoerde gesprekken, zodat er twee keer over hetzelfde wordt gebeld.

Alles wordt bewaard, ook wat niet meer nodig is, waardoor niemand het dossier nog gebruikt.

Het huishoudboekje van de afwikkeling

Naast het overzicht van organisaties houdt u één financieel overzicht bij.

Noteer elke ontvangst en elke uitgave van de nalatenschap, met datum, bedrag en omschrijving. Laat alles via één rekening lopen.

Betaal niets uit eigen zak zonder bon. Doet u dat toch, declareer het dan meteen en leg vast waarvoor het was.

Op die manier is het banksaldo altijd gelijk aan wat uw overzicht zegt. Klopt het niet, dan ontbreekt er een boeking en ziet u dat dezelfde week.

Bij een beneficiair aanvaarde nalatenschap is dit overzicht bovendien de basis voor de verantwoording aan schuldeisers.

Bij een positieve nalatenschap is het de basis voor de afrekening met de erfgenamen. In beide gevallen scheelt het u weken reconstructiewerk.

Wat u doet met post die blijft komen

Na het overlijden komt er weken tot maanden post binnen, en juist die post laat zien wat er nog loopt.

Regel daarom dat de post bij u terechtkomt. Bij een huurwoning die wordt opgeleverd is dat geen luxe maar noodzaak.

Open alles, ook wat reclame lijkt. Tussen de folders zit de jaarlijkse polisverlenging of de aanslag die u nog niet kende.

Leg de post op de zes stapels waarop u de rest ook heeft gesorteerd. Zo groeit het overzicht mee in plaats van dat er een tweede stapel ontstaat.

Blijft er post komen van een organisatie die u al heeft gemeld, bel dan opnieuw. Vaak is de melding bij één afdeling blijven hangen.

Stop pas met doorsturen als er een maand niets nieuws meer binnenkomt.

Werken met meerdere erfgenamen

Administratie ordenen is werk voor één persoon. Het resultaat is van iedereen.

Laat daarom één erfgenaam sorteren, maar deel het overzicht met alle anderen. Gebruik een gedeeld document in plaats van een bestand op één computer.

Spreek af wie waarvoor belt. Twee mensen die dezelfde verzekeraar benaderen, leveren tegenstrijdige aantekeningen op.

Noteer bij elke actie wie hem heeft gedaan. Dat voorkomt dat iemand denkt dat het al geregeld was.

Stuur elk kwartaal een kort bericht met de stand van zaken, ook als er weinig is veranderd.

Dat kost tien minuten en voorkomt het beeld dat één persoon alles alleen beslist. Dat beeld is bij een nalatenschap de meest voorkomende oorzaak van wrijving.

Veelgestelde vragen

Wat neem ik als eerste mee uit de woning?

De administratie, en daarnaast waardevolle en persoonlijke zaken en apparaten met gegevens erop. Die stukken heeft u nodig om de nalatenschap te kunnen afwikkelen.

Hoe sorteer ik het snelst?

Op onderwerp, niet op datum. Zes stapels volstaan: bank, wonen, verzekeringen, inkomen, belastingen en overige contracten. Sorteer eerst en lees pas daarna.

Hoe kom ik bij de digitale post?

Via de mailbox van de overledene en via de berichtenbox van MijnOverheid. Houd er rekening mee dat DigiD na het overlijden wordt geblokkeerd; regel daarvoor een nabestaandenmachtiging.

Hoeveel tijd kost dit?

Reken op één dag sorteren en daarna enkele weken doorlopend werk, omdat er post en opgaven blijven binnenkomen. Het overzicht bijhouden kost daarna nog een half uur per week.

Wat doe ik met de administratie van vóór het overlijden?

Bewaar die voorlopig. In oude afschriften en aanslagen staan schulden, vorderingen en schenkingen die u nodig kunt hebben voor de boedelbeschrijving en voor de aangifte erfbelasting. Ruim pas op als de aanslagen definitief zijn en de navorderingstermijn is verstreken.