Rekening en verantwoording door de executeur

Een executeur beheert de nalatenschap namens de erfgenamen. Daar hoort een verplichting bij die vaak pas aan het eind ter sprake komt: verantwoorden wat er met het geld is gebeurd.

Wie dat vanaf dag één bijhoudt, heeft er een middag werk aan. Wie het achteraf reconstrueert, is weken bezig.

Wat de executeur doet

De taak van een executeur is in de wet omschreven, tenzij de erflater in het testament iets anders heeft bepaald.

Hij beheert de goederen van de nalatenschap en voldoet de schulden van de nalatenschap die tijdens zijn beheer uit die goederen moeten worden betaald.

Dat is minder dan veel mensen denken. Beheren en schulden betalen is niet hetzelfde als verdelen; de verdeling is een zaak van de erfgenamen.

Tenzij het testament anders regelt, komt de executeur een beloning toe. Die bedraagt een ten honderd van de waarde van het vermogen van de erflater op diens sterfdag. Dat is één procent.

Inlichtingen tijdens het beheer

De verantwoording begint niet aan het eind. Tijdens het beheer geldt een doorlopende plicht.

De executeur moet aan een erfgenaam alle door deze gewenste inlichtingen geven over de uitoefening van zijn taak.

Dat is een ruim geformuleerd recht. Een erfgenaam mag vragen hoe een bedrag is opgebouwd, waarom iets is verkocht en welke kosten zijn gemaakt.

Weigert een executeur dat, dan is dat een grond voor gesprek en uiteindelijk voor een verzoek aan de kantonrechter.

Andersom geldt: een executeur die uit zichzelf elk kwartaal een overzicht stuurt, voorkomt de meeste vragen voordat ze worden gesteld.

Wanneer het beheer eindigt

De taak van een executeur eindigt in een aantal gevallen die de wet opsomt.

Als hij zijn werkzaamheden heeft voltooid. Als hij voor een bepaalde tijd was benoemd en die tijd is verstreken. Bij zijn overlijden of bij faillissement, schuldsanering, curatele of bewind.

Ook als de nalatenschap volgens de wettelijke regels moet worden vereffend, eindigt zijn taak. En in de gevallen die het testament noemt.

Ten slotte kan de kantonrechter hem ontslag verlenen met ingang van een bepaalde dag.

Daarnaast kunnen de erfgenamen zelf het beheer beëindigen. Dat kan nadat de schulden zijn voldaan. Het kan ook wanneer er een jaar en zes maanden zijn verstreken sinds de executeur de nalatenschap in beheer kon nemen. De kantonrechter kan die termijn op verzoek verlengen.

De verantwoording zelf

Eindigt de bevoegdheid tot beheer, dan volgt de verantwoording. De executeur legt die af aan degene die na hem tot het beheer bevoegd is.

Dat gebeurt op de wijze die voor bewindvoerders is bepaald.

In de praktijk betekent dat een overzicht van alle ontvangsten en uitgaven, onderbouwd met stukken, plus een eindsaldo dat aansluit op de bankrekening.

Een executeur die zijn taak heeft volbracht, mag zijn beheer beëindigen. Dat doet hij door de goederen ter beschikking van de erfgenamen te stellen.

Hoe dat in uw situatie loopt, hangt af van het testament en van de fase van de afwikkeling. Doe de Regelcheck om te zien wat er bij u speelt. Gratis, en u ziet uw uitkomst vóór u betaalt.

Zo stelt u de verantwoording op

1. Begin met het beginsaldo: wat er op de sterfdag aan geld en goed was, volgens de boedelbeschrijving.
2. Zet alle ontvangsten op een rij: nabetalingen, uitkeringen, teruggaven, verkoopopbrengsten.
3. Zet alle uitgaven op een rij: uitvaart, schulden, kosten van de afwikkeling, belastingen.
4. Vermeld uw beloning apart, met de grondslag waarop u die heeft berekend.
5. Bereken het eindsaldo en toon aan dat het gelijk is aan het banksaldo.
6. Voeg de bewijsstukken toe, genummerd en in dezelfde volgorde als de posten.
7. Stuur het geheel aan alle erfgenamen en vraag om een schriftelijke reactie.

Een eenvoudig model

Onderdeel	Bedrag
Beginsaldo per sterfdatum	€ 84.500
Ontvangsten tijdens beheer	€ 9.200
Betaalde schulden en kosten	€ 21.700
Beloning executeur	€ 845
Eindsaldo ter beschikking van erfgenamen	€ 71.155

Onder elke regel hoort een specificatie, en onder elke specificatie een bewijsstuk. Een overzicht zonder onderbouwing is een mededeling, geen verantwoording.

De beloning in dit voorbeeld is één procent van het vermogen op de sterfdag, zoals de wet die als uitgangspunt noemt. Staat er in het testament een ander percentage of een vast bedrag, dan gaat dat voor.

Als erfgenamen het er niet mee eens zijn

Onenigheid over een verantwoording gaat bijna nooit over het totaal, maar over één of twee posten.

Begin daarom met een concrete vraag: welke post, en wat mist er. Een algemene twijfel is niet op te lossen.

Vraag de executeur om het bewijsstuk bij die post. Hij is verplicht de gewenste inlichtingen te geven.

Komt u er samen niet uit, dan kan de kantonrechter worden ingeschakeld. Die kan een executeur ook ontslag verlenen.

Bedenk wel dat een procedure tijd en geld kost, en dat de kosten uiteindelijk vaak ten laste van de nalatenschap komen.

Bij een vereffenaar gelden andere regels

Wordt de nalatenschap vereffend, dan gelden strakkere termijnen dan bij een gewone executeur.

Een vereffenaar moet binnen zes maanden nadat de termijn voor het indienen van vorderingen is verstreken, een rekening en verantwoording plus een uitdelingslijst neerleggen. Dat gebeurt bij de boedelnotaris of bij de griffie van de rechtbank.

Hij maakt die neerlegging openbaar bekend en informeert bovendien per brief de erfgenamen, de legatarissen en iedereen die zich als schuldeiser heeft gemeld.

Binnen een maand na die bekendmaking kan iedere belanghebbende ertegen opkomen.

De kantonrechter kan de termijn van zes maanden verlengen.

Wat er vaak misgaat

De administratie wordt pas aan het eind opgezet, waardoor bonnetjes en verklaringen ontbreken.

Er lopen betalingen via een privérekening, zodat het spoor niet meer eenduidig is.

De beloning wordt zonder toelichting ingehouden, wat bijna altijd tot vragen leidt.

Erfgenamen krijgen tussentijds niets te horen en stellen daardoor aan het eind alle vragen tegelijk.

Het beheer eindigt stilzwijgend, zonder dat er ooit een verantwoording is opgesteld. Later blijkt dat niemand meer weet hoe het is gegaan.

Als u zelf executeur bent

Drie gewoontes maken het verschil tussen een vlotte en een moeizame afwikkeling.

Houd vanaf dag één één rekening aan voor alles wat binnenkomt en uitgaat, en betaal niets uit eigen zak zonder bon.

Stuur elk kwartaal een kort overzicht aan de erfgenamen, ook als er weinig is gebeurd. Dat kost u tien minuten en voorkomt het beeld dat er iets verborgen blijft.

Leg elke beslissing van betekenis vast. Waarom de auto is verkocht. Waarom er een taxateur is ingeschakeld. Waarom een rekening wel of niet is betaald.

Wie dat doet, heeft aan het eind geen reconstructie nodig. De verantwoording is dan het uitprinten van wat er al ligt.

Wat u bewaart en hoelang

Een verantwoording is af als hij is aanvaard, maar het dossier blijft daarna nog jaren van belang.

De Belastingdienst kan bij binnenlands vermogen tot vijf jaar na afloop van het belastingtijdvak navorderen. Bij inkomen of vermogen uit het buitenland is die termijn twaalf jaar.

Voor de erfbelasting kan bij buitenlandse vermogensbestanddelen zelfs een onbeperkte navorderingstermijn gelden.

Bewaar daarom minimaal de boedelbeschrijving, de aangifte en de aanslag erfbelasting, de verantwoording met de bewijsstukken, en de bevestigingen van uitkering aan de erfgenamen.

Scan alles en bewaar het op twee plaatsen. Papier verdwijnt bij een verhuizing, en juist bij een tweede overlijden in de familie blijkt dit dossier het stuk waar iedereen naar zoekt.

Veelgestelde vragen

Aan wie legt een executeur verantwoording af?

Aan degene die na hem tot het beheer van de nalatenschap bevoegd is. Meestal zijn dat de erfgenamen samen.

Mag ik tussentijds inzage vragen?

Ja. De executeur moet een erfgenaam alle door deze gewenste inlichtingen geven over de uitoefening van zijn taak.

Hoeveel verdient een executeur?

Tenzij het testament anders bepaalt, komt hem één procent toe van de waarde van het vermogen van de erflater op diens sterfdag.

Kunnen erfgenamen het beheer beëindigen?

Ja, nadat de schulden zijn voldaan. Het kan ook wanneer er een jaar en zes maanden zijn verstreken sinds de executeur de nalatenschap in beheer kon nemen. De kantonrechter kan die termijn verlengen.