Model: rekening en verantwoording

Wanneer u dit model gebruikt

Aan het eind van het beheer, en tussentijds als de erfgenamen erom vragen. Voor de executeur is het een wettelijke plicht. Voor de gevolmachtigde volgt het uit de volmacht. Voor een bewindvoerder wiens cliënt is overleden, gaat de eindrekening via Mijn CBM van de Rechtspraak. Dit model is voor de afwikkeling van de nalatenschap zelf. Ook wie geen formele rol had maar feitelijk de zaken deed, doet er goed aan dit stuk te maken. Het is de beste bescherming tegen verwijten achteraf.

Het model

REKENING EN VERANTWOORDING

Nalatenschap van [volledige naam], overleden op [datum] te [plaats].
Afgelegd door [naam] in de hoedanigheid van [executeur / gevolmachtigde
van de erfgenamen / vereffenaar] aan [de erfgenamen: namen].
Periode: [sterfdatum] tot en met [einddatum].

1. BEGINSTAND OP DE STERFDATUM
   Bezittingen volgens de boedelbeschrijving van [datum]      € [bedrag]
   Schulden volgens de boedelbeschrijving                     € [bedrag]
   Saldo                                                      € [bedrag]

2. ONTVANGSTEN IN DE PERIODE
   Datum      Omschrijving                          Bewijs     Bedrag
   [datum]    Uitkering levensverzekering [mij]     bijl. 1    € [bedrag]
   [datum]    Overlijdensuitkering werkgever        bijl. 2    € [bedrag]
   [datum]    Teruggaaf inkomstenbelasting [jaar]   bijl. 3    € [bedrag]
   [datum]    Verkoop auto [kenteken]               bijl. 4    € [bedrag]
   [datum]    Verkoop woning [adres], netto         bijl. 5    € [bedrag]
   [datum]    Te veel betaalde premies / borg       bijl. 6    € [bedrag]
   Totaal ontvangsten                                          € [bedrag]

3. UITGAVEN IN DE PERIODE
   Datum      Omschrijving                          Bewijs     Bedrag
   [datum]    Uitvaart [onderneming]                bijl. 7    € [bedrag]
   [datum]    Notaris, verklaring van erfrecht      bijl. 8    € [bedrag]
   [datum]    Aflossing hypotheek bij verkoop       bijl. 9    € [bedrag]
   [datum]    Erfbelasting, aanslag [nummer]        bijl. 10   € [bedrag]
   [datum]    Vaste lasten woning tot overdracht    bijl. 11   € [bedrag]
   [datum]    Ontruiming en taxatie                 bijl. 12   € [bedrag]
   [datum]    Onkosten beheerder (porto, reiskosten) bijl. 13  € [bedrag]
   [datum]    [Loon executeur volgens testament/wet] bijl. 14  € [bedrag]
   Totaal uitgaven                                             € [bedrag]

4. EINDSTAND PER [EINDDATUM]
   Saldo bankrekening(en) nalatenschap [IBAN]                 € [bedrag]
   Nog te ontvangen: [omschrijving]                           € [bedrag]
   Nog te betalen: [omschrijving]                             € [bedrag]
   Beschikbaar voor verdeling                                 € [bedrag]

   Aansluiting: beginsaldo + ontvangsten - uitgaven = eindsaldo
   € [bedrag] + € [bedrag] - € [bedrag] = € [bedrag]

5. TOELICHTING
   [Bijzonderheden: afwijkingen van de boedelbeschrijving, betwiste
   posten, keuzes die zijn gemaakt en waarom, zaken die nog lopen.]

Bijlagen: bankafschriften van de rekening(en) van de nalatenschap over de
hele periode; bewijsstukken 1 tot en met [14].

Afgelegd te [plaats] op [datum],
[handtekening en naam]

GOEDKEURING
Ondergetekenden, erfgenamen van [naam overledene], verklaren deze rekening
en verantwoording te hebben ontvangen en goed te keuren, en verlenen
[naam] décharge voor het gevoerde beheer [, behoudens de onder 5 genoemde
lopende zaken].

[handtekening 1]        [handtekening 2]        [handtekening 3]
[naam, datum]           [naam, datum]           [naam, datum]

Toelichting per onderdeel

De beginstand. Sluit aan op de boedelbeschrijving. Wijkt iets af, bijvoorbeeld omdat een rekening later opdook, leg dat uit onder 5.

Ontvangsten en uitgaven. Elke regel met datum, omschrijving en een genummerd bewijsstuk. Bankafschriften over de hele periode zijn de ruggengraat; de bijlagen bewijzen de losse posten.

De aansluiting. Beginsaldo plus ontvangsten min uitgaven moet het eindsaldo geven. Klopt dat niet, dan mist er een post, en dat is precies wat de erfgenamen willen weten.

De goedkeuring. Met de décharge sluiten de erfgenamen het beheer af. Het voorbehoud voor lopende zaken houdt de deur open voor wat nog komt.

Zo maakt u de rekening en verantwoording

1. Houd vanaf dag één een aparte rekening en een map met bonnen bij. Achteraf reconstrueren is het meeste werk en het minst overtuigend.
2. Vul de ontvangsten en uitgaven in vanuit de bankafschriften, en nummer de bewijsstukken.
3. Maak de aansluiting en zoek het verschil als het niet klopt.
4. Schrijf de toelichting over alles wat een erfgenaam kan verbazen: een lage verkoopprijs, een betwiste factuur, een keuze die u alleen heeft gemaakt.
5. Stuur het stuk aan alle erfgenamen tegelijk, geef hun een termijn om te reageren, en verwerk vragen in een aangepaste versie voordat iemand tekent.

Welke posten in uw nalatenschap in de rekening horen en wanneer u haar aflegt, ziet u na de Regelcheck. Gratis, en u ziet uw uitkomst vóór u betaalt.

Juridische status en beperking

De executeur is wettelijk verplicht tot rekening en verantwoording aan het eind van zijn beheer en tot het geven van inlichtingen tussentijds. Een gevolmachtigde is dat op grond van de volmacht en het algemene recht van lastgeving. De goedkeuring door de erfgenamen sluit hun aanspraken af voor wat in de rekening staat; wat is verzwegen, blijft aan te vechten. Weigeren de erfgenamen goedkeuring, dan kan de kantonrechter of de rechtbank de rekening beoordelen.

Wat er vaak misgaat

Er is geen aparte rekening gebruikt, en privé- en nalatenschapsgeld lopen door elkaar.

Bonnen ontbreken voor contante uitgaven, en de erfgenamen betwisten ze.

De aansluiting klopt niet en niemand zoekt het verschil.

De rekening gaat eerst naar één erfgenaam, en de anderen voelen zich gepasseerd.

De décharge is onvoorwaardelijk, en een nagekomen aanslag valt tussen wal en schip.

Kopiëren en opmaken

Kopieer het model naar een spreadsheet. Één blad voor de ontvangsten, één voor de uitgaven, en een voorblad met de begin- en eindstand en de aansluiting. Nummer de bewijsstukken in de volgorde van de regels en bewaar ze als genummerde scans in dezelfde map. Stuur de erfgenamen het voorblad met de bladen en de map met bewijsstukken, niet alleen het voorblad.

Veelgestelde vragen

Wie moet rekening en verantwoording afleggen?

De executeur verplicht, de gevolmachtigde op grond van de volmacht, de vereffenaar bij een vereffening. Wie feitelijk het beheer deed, doet er verstandig aan het ook te doen.

Wanneer leg ik haar af?

Aan het eind van het beheer, vóór de verdeling. Tussentijds geeft u inlichtingen als erfgenamen erom vragen.

Wat als een erfgenaam niet goedkeurt?

Vraag wat hij betwist en leg het uit of pas het aan. Blijft hij weigeren, dan kan de rechter de rekening beoordelen.

Hoe lang bewaar ik de stukken?

Bewaar de rekening met de bijlagen bij de administratie van de nalatenschap, in elk geval zolang de Belastingdienst nog vragen kan stellen over het overlijdensjaar en de erfbelasting.