Boedelvolmacht: model en uitleg

Erfgenamen moeten een nalatenschap samen afwikkelen. Dat klinkt redelijk en werkt in de praktijk traag. Elk formulier moet door iedereen worden getekend, en één erfgenaam op vakantie legt de boel stil.

De boedelvolmacht lost dat op zonder dat iemand zijn rechten opgeeft.

Wat een boedelvolmacht is

Een boedelvolmacht is een schriftelijke verklaring waarin de erfgenamen samen één persoon aanwijzen die namens hen mag handelen bij de afwikkeling van de nalatenschap.

De Rechtspraak noemt die mogelijkheid expliciet: alles samen doen kan onhandig zijn, en erfgenamen kunnen onderling iemand aanwijzen om te vereffenen, met een volmacht.

Die persoon is meestal een van de erfgenamen. Het mag ook iemand van buiten zijn, bijvoorbeeld een notaris.

Een boedelvolmacht is iets anders dan een executeur. Een executeur wordt benoemd in het testament; een gevolmachtigde wordt aangewezen door de erfgenamen zelf.

Wat de volmacht niet verandert

Dit is het punt dat het vaakst wordt misverstaan.

De erfgenamen blijven altijd samen verantwoordelijk. Een volmacht verplaatst het werk, niet de aansprakelijkheid.

Wie is aangewezen, houdt de andere erfgenamen op de hoogte van de vorderingen. Over belangrijke beslissingen overlegt hij, zoals de verkoop van goederen van de nalatenschap.

Ook het recht op inzage blijft bij de erfgenamen samen. Kifid heeft bevestigd dat een bank het verzoek van één erfgenaam mag weigeren als dat niet namens alle erfgenamen is gedaan.

Een volmacht is dus geen machtsoverdracht. Het is een afspraak over wie de handtekening zet.

Wat erin hoort te staan

Een bruikbare volmacht bevat acht onderdelen.

De namen en geboortedata van alle erfgenamen, en van de overledene met diens overlijdensdatum.

De naam van de gevolmachtigde en zijn relatie tot de overledene.

Een omschrijving van de bevoegdheden: bankzaken regelen, contracten opzeggen, post ontvangen, aangifte erfbelasting doen, de woning verkopen.

De grenzen daarvan: bijvoorbeeld dat verkoop van onroerend goed of van zaken boven een bepaald bedrag vooraf instemming van alle erfgenamen vereist.

Een informatieplicht: hoe vaak de gevolmachtigde een overzicht stuurt.

De looptijd of de gebeurtenis waarbij de volmacht eindigt.

De plaats en datum van ondertekening.

De handtekeningen van alle erfgenamen.

Zo regelt u het

1. Bespreek wie het doet. Meestal degene die dicht bij de administratie woont en tijd heeft.
2. Spreek de grenzen af voordat u iets opschrijft. Daar zit het echte gesprek.
3. Stel de volmacht op met de acht onderdelen hierboven.
4. Laat iedereen tekenen, en voeg van elke erfgenaam een kopie van het identiteitsbewijs bij.
5. Vraag bij de bank na of deze vorm volstaat. Sommige banken hebben een eigen formulier.
6. Bewaar het origineel en geef iedereen een scan.

Welke bevoegdheden in uw situatie nodig zijn, hangt af van wat er moet gebeuren. Doe de Regelcheck om te zien wat er bij u speelt. Gratis, en u ziet uw uitkomst vóór u betaalt.

Onderhands of via de notaris

Een onderhandse volmacht, door de erfgenamen zelf opgesteld en ondertekend, is in veel gevallen voldoende.

Voor sommige handelingen is dat niet genoeg. De verkoop en levering van een woning gaat via een notariële akte, en daarvoor is een notariële volmacht nodig.

Ook banken stellen soms eigen eisen. Bij een verklaring van erfrecht wijzen de erfgenamen vaak meteen in diezelfde akte een gevolmachtigde aan. Dat is de gemakkelijkste route als u toch al naar de notaris gaat.

Vraag daarom eerst bij de bank na wat zij accepteert, voordat u een notaris inschakelt. Dat scheelt soms honderden euro’s.

Handeling	Vorm die meestal volstaat
Contracten opzeggen	Onderhandse volmacht
Bankzaken regelen	Onderhandse volmacht of bankformulier
Aangifte erfbelasting	Onderhandse volmacht
Woning verkopen en leveren	Notariële volmacht

Bij erfgenamen in het buitenland

Woont een erfgenaam ver weg, dan is de volmacht juist het instrument dat de afwikkeling vlot trekt.

Houd er rekening mee dat een buitenlandse handtekening soms moet worden gelegaliseerd of van een apostille voorzien.

Vraag vroeg om het burgerservicenummer of het buitenlandse fiscale nummer van iedere erfgenaam. Voor de aangifte erfbelasting heeft u dat nodig, en bij erfgenamen zonder Nederlands nummer kost dat weken.

Spreek ook af hoe u communiceert. Een vast moment per maand voorkomt het gevoel dat één persoon in Nederland alles beslist.

Wat u vastlegt tijdens de rit

Een gevolmachtigde die niets vastlegt, krijgt aan het eind alle vragen tegelijk.

Houd één rekening aan voor alles wat binnenkomt en uitgaat, en betaal niets uit eigen zak zonder bon.

Stuur elk kwartaal een kort overzicht, ook als er weinig is gebeurd.

Leg elke beslissing van betekenis vast, met de reden erbij. Waarom de auto is verkocht, waarom een taxateur is ingeschakeld, waarom een rekening is betwist.

Vraag instemming voor alles wat buiten de afgesproken grenzen valt, en bewaar die instemming per e-mail. Een mondeling akkoord is over een half jaar geen akkoord meer.

Wat er vaak misgaat

De volmacht is te ruim geformuleerd, waardoor niemand meer weet waarvoor instemming nodig was.

De volmacht is te krap, waardoor de gevolmachtigde bij elke stap opnieuw handtekeningen moet verzamelen.

Er wordt niet vastgelegd wanneer de volmacht eindigt, zodat hij jaren later nog lijkt te gelden.

De bank accepteert de eigen versie niet, omdat zij een specifiek formulier hanteert.

De gevolmachtigde koopt zelf iets uit de nalatenschap. Dat mag, maar niet tegen een te zacht prijsje, en het vraagt om instemming van de anderen.

De volmacht intrekken

Een volmacht is geen eenrichtingsverkeer. Erfgenamen kunnen hem intrekken.

Doe dat schriftelijk en informeer alle partijen waar de volmacht is gebruikt: de bank, de verzekeraar, de notaris.

Vraag bij het intrekken meteen om een afrekening: welke ontvangsten en uitgaven zijn er geweest, en wat is het saldo.

Blijft er onenigheid, dan kan de kantonrechter worden ingeschakeld. Bij een executeur kan die ontslag verlenen; bij een gevolmachtigde ligt het bij de erfgenamen zelf.

Voorkom dat het zover komt door de grenzen vooraf op te schrijven. De meeste conflicten ontstaan niet door kwade wil, maar doordat niemand had afgesproken wat er zonder overleg mocht.

Een volmacht is iets anders dan een levenstestament

Twee documenten worden vaak door elkaar gehaald, en het verschil is het moment waarop ze werken.

Een levenstestament of doorlopende volmacht regelt wie namens iemand handelt zolang die persoon leeft maar dat zelf niet meer kan. Zo’n volmacht eindigt bij het overlijden.

Een boedelvolmacht begint juist daarna. Hij wordt gegeven door de erfgenamen, niet door de overledene, en gaat over de afwikkeling van de nalatenschap.

Dat onderscheid heeft een praktisch gevolg. Wie jarenlang de bankzaken van een ouder regelde met een volmacht, is na het overlijden niet meer bevoegd. De bank zet die volmacht stop zodra zij van het overlijden weet.

Regel daarom meteen na de melding aan de bank een nieuwe basis. Dat is een boedelvolmacht van de erfgenamen samen, of een verklaring van erfrecht waarin een gevolmachtigde is aangewezen.

Veelgestelde vragen

Is een boedelvolmacht hetzelfde als een executeur?

Nee. Een executeur wordt benoemd in het testament en ontleent zijn bevoegdheden aan de wet. Een gevolmachtigde wordt door de erfgenamen zelf aangewezen en kan door hen ook weer worden teruggeroepen.

Blijven erfgenamen aansprakelijk?

Ja. De erfgenamen blijven samen verantwoordelijk voor de afwikkeling. De volmacht regelt wie het werk doet, niet wie het risico draagt.

Accepteert elke bank een eigen volmacht?

Niet altijd. Banken hebben een zekere vrijheid in welke documenten zij vragen. Informeer daarom vooraf bij de bank welke vorm zij accepteert.

Hoelang blijft een boedelvolmacht geldig?

Zolang de erfgenamen dat afspreken. Zet daarom een einddatum in de volmacht, of koppel het einde aan een gebeurtenis: de verdeling van de nalatenschap, of de definitieve aanslag erfbelasting. Zonder einddatum blijft een volmacht jaren later nog rondzwerven bij partijen die hem ooit hebben ontvangen.

Kan ik de volmacht beperken tot één onderwerp?

Ja, en dat is vaak verstandig. U kunt bijvoorbeeld alleen de bankzaken en het opzeggen van contracten opdragen, en de verkoop van de woning uitdrukkelijk uitsluiten.