Akte van overlijden aanvragen: hoeveel exemplaren heeft u nodig?

De akte van overlijden is het bewijsstuk waar de hele afwikkeling op draait. Bijna elke organisatie wil hem zien, en de meeste willen een eigen exemplaar dat ze niet teruggeven.

Daarom is dit een van de weinige dingen waarbij te veel bestellen goedkoper is dan te weinig.

Hoeveel exemplaren

Reken op vijf tot tien. Deze organisaties vragen er meestal om:

• de bank, voor elke rekening apart soms
• de hypotheekverstrekker
• levens- en uitvaartverzekeraars
• pensioenfondsen, per fonds
• de werkgever
• de verhuurder of de vereniging van eigenaars
• het energiebedrijf bij een contract op naam
• de notaris, bij een verklaring van erfrecht

Had de overledene meerdere pensioenfondsen of polissen, tel er dan per stuk één bij op. Bij buitenlands vermogen komt daar vaak een meertalig uittreksel bij.

Afschrift of uittreksel

Er zijn twee vormen, en het verschil telt bij buitenlandse instanties.

Een afschrift bevat exact dezelfde gegevens als de akte zelf en is alleen in het Nederlands.

Een meertalig uittreksel is een samenvatting van de akte met toelichting in tien talen, waaronder Engels, Frans, Duits en Spaans. Dat heeft u nodig bij een buitenlandse bank of instantie.

Weet u niet zeker welke u nodig heeft, vraag dan van beide een exemplaar aan. Het scheelt later een aanvraag van weken.

Kosten en doorlooptijd

In Amsterdam en Den Haag kost een afschrift € 17,80. Gemeenten stellen dit tarief zelf vast, dus controleer het bij de gemeente van overlijden.

Vraagt u het achteraf aan, dan verstuurt de gemeente het meestal binnen drie weken. Aan de balie bij de aangifte krijgt u het direct mee.

Dat verschil — direct tegenover drie weken — is de reden om ruim te bestellen. Een extra exemplaar kost een tientje; drie weken wachten kost u een aanvraag bij de bank of de verzekeraar.

Zo vraagt u ze aan

1. Bij de aangifte van overlijden: vraag meteen vijf tot tien afschriften. Dat is het goedkoopste en snelste moment.
2. Achteraf bij de gemeente van overlijden: online met DigiD, of schriftelijk. Reken op drie weken.
3. Geef aan of u afschriften of meertalige uittreksels wilt, of allebei.
4. Noteer wie welk exemplaar krijgt. Akten raken kwijt bij organisaties, en dan bent u weer weken verder.
5. Bewaar minstens één exemplaar zelf, ook als u denkt alles gehad te hebben.

Welke organisaties er in uw situatie om een akte vragen, hangt af van wat er loopt. Doe de Regelcheck om te zien wat er bij u nodig is. Gratis, en u ziet uw uitkomst vóór u betaalt.

Wie mag hem aanvragen

Ouders, kinderen, de partner en erfgenamen van de overledene kunnen een afschrift aanvragen. Ook een gemachtigde kan dat, met een schriftelijke machtiging.

Bent u geen familie maar wel erfgenaam, dan kan de gemeente om een onderbouwing vragen: een testament of een verklaring van erfrecht.

Een uitvaartondernemer vraagt de akte doorgaans namens u aan bij de aangifte. Vraag hem hoeveel exemplaren hij heeft besteld; soms is dat er maar één.

De verklaring van erfrecht is iets anders

Deze twee worden vaak verward, en het verschil kost soms weken.

De akte van overlijden bewijst dát iemand is overleden. Die krijgt u van de gemeente bij de aangifte.

De verklaring van erfrecht bewijst wíé de erfgenamen zijn en wie namens hen mag handelen. Die maakt een notaris op, en daar zijn kosten aan verbonden.

Banken vragen bij grotere saldi vaak om een verklaring van erfrecht voordat zij een rekening vrijgeven. Bij kleinere bedragen volstaat soms een eigen formulier van de bank.

Vraag daarom bij de bank na wat zij precies willen voordat u een notaris inschakelt. Dat scheelt soms honderden euro’s.

Wat u met de akte bewaart

Maak van elk afschrift meteen een scan of foto. Sommige organisaties accepteren een digitale kopie, en dan hoeft u geen origineel de deur uit te doen.

Houd een lijst bij van wie welk exemplaar heeft gekregen. Bij een organisatie die iets kwijtraakt, weet u dan of u een nieuw exemplaar moet aanvragen.

Bewaar zelf minstens één afschrift ongebruikt. Bij de afwikkeling van de nalatenschap of bij een tweede overlijden in de familie komt die alsnog van pas.

Bewaar de akte bij de andere stukken over de nalatenschap, niet los.

Wat een organisatie precies wil

“Stuurt u de akte even op” betekent lang niet overal hetzelfde. Vraag daarom altijd drie dingen na voordat u iets verstuurt.

Wil men een origineel afschrift, of volstaat een scan of kopie? Steeds meer organisaties nemen genoegen met een digitale kopie, en dat scheelt u een exemplaar.

Wordt het document teruggestuurd? Ga er niet van uit; de meeste organisaties archiveren het.

Hoe recent moet het zijn? Sommige instanties vragen een afschrift van niet ouder dan drie of zes maanden, vooral bij buitenlandse procedures.

Met die drie antwoorden weet u hoeveel exemplaren u werkelijk nodig heeft. U raakt er dan ook geen vijf kwijt aan organisaties die een scan hadden geaccepteerd.

Bij een overlijden in het buitenland

Overlijdt iemand in het buitenland, dan krijgt u daar een lokale akte. Die geldt in Nederland niet zonder meer.

De buitenlandse akte moet meestal worden gelegaliseerd of van een apostille worden voorzien, en daarna ingeschreven in de registers van de gemeente Den Haag.

Pas daarna kunt u in Nederland een afschrift krijgen dat instanties accepteren. Reken op weken tot maanden, afhankelijk van het land.

Vraag ter plekke meteen meerdere exemplaren van de lokale akte aan. Is het document niet in het Nederlands, Engels, Frans of Duits, laat dan een beëdigde vertaling maken.

Wat er vaak misgaat

Er wordt één exemplaar besteld, waarna de hele afwikkeling in serie moet in plaats van parallel.

Het meertalige uittreksel wordt vergeten terwijl er een buitenlandse rekening of woning is.

Een organisatie houdt het exemplaar en stuurt het niet terug, wat niemand had verwacht.

Er wordt een kopie gestuurd waar een origineel afschrift wordt gevraagd. Vraag altijd wat de organisatie precies wil.

De naam op de akte blijkt verkeerd gespeld, en dat wordt pas ontdekt als een bank de naam niet herkent.

Hoeveel u er in de praktijk kwijtraakt

Nabestaanden bestellen gemiddeld te weinig, en dat komt door een denkfout: men telt het aantal organisaties, niet het aantal exemplaren dat verdwijnt.

Een bank houdt er meestal één. Een levensverzekeraar ook. Een pensioenfonds idem, en bij twee fondsen dus twee. De notaris houdt er één voor het dossier.

Daar komt bij dat sommige organisaties er een vragen en later nog eens, omdat het dossier bij een andere afdeling ligt.

Vijf exemplaren is het minimum voor een eenvoudige situatie. Bij een koopwoning, meerdere polissen of buitenlands vermogen zijn tien exemplaren realistischer.

Wat u overhoudt, gooit u niet weg: bij de afwikkeling van de nalatenschap komt er nog een moment waarop u er een nodig heeft.

Veelgestelde vragen

Kan ik een kopie of scan gebruiken?

Sommige organisaties accepteren een scan, andere willen een origineel afschrift. Vraag het vooraf; dat scheelt een ronde heen en weer.

Bij welke gemeente vraag ik hem aan?

Bij de gemeente waar iemand is overleden. Dat is niet altijd de woongemeente.

Hoe lang blijft een afschrift geldig?

Er staat geen houdbaarheidsdatum op de akte zelf. Wel vragen sommige organisaties om een recent afschrift, meestal niet ouder dan zes maanden.

Wat kost een meertalig uittreksel?

Meestal hetzelfde als een gewoon afschrift, maar tarieven verschillen per gemeente. Vraag het na bij de aanvraag.

Kan ik hem later nog bijbestellen?

Ja, bij dezelfde gemeente, online of schriftelijk. Reken op drie weken bezorging.