Verklaring van erfrecht online aanvragen: hoe werkt dat?

“Verklaring van erfrecht online” klinkt als een formulier dat u invult en een document dat u downloadt. Zo werkt het niet, en het is goed om te weten waarom niet, voordat u ergens uw gegevens achterlaat.

Wat “online” hier betekent

Een verklaring van erfrecht is een notariële akte. Alleen een notaris kan hem opstellen, na eigen onderzoek naar de erfgenamen en na controle van hun identiteit.

Wat online kan, is de aanlevering. Veel notariskantoren hebben een digitale intake waarin u de gegevens van de overledene en de erfgenamen invult en de stukken uploadt. Sommige bieden een offerte op basis van die intake.

Het onderzoek, de beoordeling van een testament, de identificatie en het opstellen van de akte doet de notaris daarna gewoon. Dat is geen vertraging maar de kern van het document: de bank vertrouwt de verklaring omdat een notaris ervoor instaat.

Wat u vooraf zelf online kunt doen

Twee stappen kunt u vandaag doen, zonder notaris en zonder kosten.

Het Centraal Testamentenregister raadplegen. Daar vraagt u na of er een testament is en bij welke notaris het ligt. De verklaring is gratis en kan digitaal. Vraag ook een papieren versie, want een digitaal exemplaar is voor sommige banken niet voldoende.

De controle van de Nederlandse Vereniging van Banken doorlopen. Die laat zien of een bank waarschijnlijk om een verklaring vraagt. Is geen van de erfgenamen minderjarig, failliet, onder curatele of bewind, in de schuldsanering of woonachtig in het buitenland, dan volstaan vaak andere stukken.

Blijkt uit die twee stappen dat u geen verklaring nodig heeft, dan bespaart u de notaris helemaal.

Zo verloopt een online aanvraag

1. Kies een notariskantoor en kijk of het een digitale intake voor nalatenschappen aanbiedt. U bent niet gebonden aan de notaris van het testament.
2. Vul de intake in: gegevens van de overledene, van alle erfgenamen, en of er een testament, een woning of erfgenamen in het buitenland zijn.
3. Upload de stukken: akte van overlijden, identiteitsbewijzen, trouwboekje of uittreksel, en het testament als u dat heeft.
4. Ontvang een offerte en bevestig de opdracht.
5. Werk mee aan de identificatie. Dat kan via een app, een videogesprek of een bezoek aan het kantoor; het verschilt per notaris.
6. Laat alle erfgenamen hun keuze over aanvaarden doorgeven, digitaal of op papier.
7. Ontvang de akte en de afschriften, per post of ter afhaling.

Wat online niet kan

Een paar dingen blijven fysiek of persoonlijk, hoe digitaal het kantoor ook is.

De identificatie van de erfgenamen. De notaris moet de identiteit controleren; hoe hij dat doet, verschilt, maar hij mag het niet overslaan.

De akte zelf. Een verklaring van erfrecht is een notariële akte met de handtekening van de notaris. Organisaties willen meestal een gewaarmerkt afschrift.

Het onderzoek bij onduidelijkheid. Erfgenamen opsporen in registers of in het buitenland is werk dat de notaris doet, niet een formulier.

De keuze over aanvaarden. Beneficiair aanvaarden en verwerpen lopen via een verklaring bij de rechtbank, met griffierecht, en de notaris heeft die akte nodig.

Of een online intake in uw situatie werkt, hangt af van hoe eenvoudig de nalatenschap is. Doe de Regelcheck om te zien wat er bij u speelt. Gratis, en u ziet uw uitkomst vóór u betaalt.

Waar u op let bij een aanbieder

Niet alles wat “verklaring van erfrecht online” aanbiedt, is een notariskantoor. Vier controles voorkomen een verkeerde keuze.

Controle	Waarom
Staat er een notaris met naam en vestigingsplaats	Alleen een notaris mag de akte afgeven
Is het kantoor te vinden via de KNB	De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie registreert alle notarissen
Krijgt u een offerte vóór de opdracht	Tarieven zijn vrij; u wilt vooraf weten wat het kost
Wordt duidelijk wie het onderzoek doet	Een tussenpartij die doorstuurt, voegt kosten toe

Een tussenpersoon die uw aanvraag doorzet naar een notaris, is niet verboden. Het voegt wel een schakel toe, en het is niet altijd duidelijk wie verantwoordelijk is als iets misgaat.

Wat er vaak misgaat

Gegevens worden ingevuld bij een website die geen notariskantoor is, en de verklaring komt uiteindelijk toch van een notaris die u niet kent.

De intake wordt gedaan voordat is nagevraagd of de bank een verklaring nodig heeft.

De erfgenamen leveren stukken in delen aan, waardoor de digitale intake steeds opnieuw open moet.

Er wordt verwacht dat de identificatie ook online kan, terwijl het kantoor persoonlijk contact vraagt.

Het uittreksel van het Centraal Testamentenregister wordt alleen digitaal aangevraagd en niet op papier.

Wanneer een kantoor in de buurt handiger is

Online aanlevering scheelt tijd als de erfgenamen verspreid wonen. Maar in drie situaties is een notaris in de buurt van de overledene of de erfgenamen praktischer.

Bij een woning die moet worden overgedragen: dezelfde notaris kan dan ook de levering verzorgen.

Bij erfgenamen die moeite hebben met digitale middelen, wat bij een oudere familie vaak zo is.

Bij een ingewikkeld testament waarover u wilt kunnen praten. Een gesprek aan tafel gaat sneller dan tien e-mails.

Vraag in die gevallen om een gesprek, ook als de intake digitaal begint.

Wat u digitaal aanlevert

Een digitale intake vraagt om scans of foto’s van de stukken. Drie dingen maken die bruikbaar.

Leesbaarheid. Een foto van een identiteitsbewijs in slecht licht wordt teruggestuurd. Gebruik een scanapp of een kopieerapparaat.

Volledigheid. Van een identiteitsbewijs beide zijden, van een akte alle pagina’s, van een testament ook de laatste bladzijde met de handtekeningen.

Eén bestand per stuk, met een herkenbare naam. “Akte van overlijden” en “Paspoort dochter” zijn beter dan “scan001” en “scan002”.

Bewaar de bestanden ook zelf, geordend. U heeft ze later opnieuw nodig voor de bank, de verzekeraar en de aangifte erfbelasting.

Veelgestelde vragen

Kan ik een verklaring van erfrecht helemaal online krijgen?

De aanlevering en de offerte kunnen online. De verklaring zelf is een notariële akte die de notaris na eigen onderzoek en identificatie opstelt. Dat deel kan niet worden overgeslagen.

Wat kan ik nu al online doen?

Het Centraal Testamentenregister gratis raadplegen en de controle van de Nederlandse Vereniging van Banken doorlopen. Daaruit blijkt of u de verklaring überhaupt nodig heeft.

Is een online notaris goedkoper?

Niet vanzelf. Tarieven zijn vrij en hangen af van het aantal uren. Vraag bij meer dan één kantoor een offerte, online of niet.

Hoe weet ik of een aanbieder een echte notaris is?

Controleer de naam en vestigingsplaats van de notaris bij de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie. Staat er geen notaris met naam genoemd, dan is het geen notariskantoor.