Een notaris kiezen voor de nalatenschap

Bij een nalatenschap komt de notaris vaak “vanzelf”: de notaris van het testament, of die om de hoek. Dat is niet verplicht en niet altijd verstandig. U kiest zelf, en die keuze bepaalt hoe de komende maanden verlopen.

U bent vrij in uw keuze

Elke notaris in Nederland mag een verklaring van erfrecht opstellen en een nalatenschap begeleiden. U bent niet gebonden aan de notaris die het testament heeft opgemaakt of bewaart.

Die notaris heeft wel een voorsprong: hij kent het testament. Maar elke notaris kan het opvragen via het Centraal Testamentenregister.

Ook de plaats is vrij. Woont de overledene in Groningen en de erfgenamen in Limburg, dan kunt u een notaris in Limburg kiezen.

Waar u op let

Criterium	Waarom het telt
Ervaring met erfrecht en nalatenschappen	Niet elk kantoor doet dit dagelijks
Duidelijke offerte, met wat er wel en niet in zit	Tarieven zijn vrij
Bereikbaarheid voor alle erfgenamen	Identificatie en gesprekken
Eén vaste contactpersoon	Voorkomt herhaling en fouten
Digitale aanlevering mogelijk	Handig bij verspreid wonende erfgenamen
Ervaring met het buitenland, als dat speelt	Onderzoek en legalisatie

Vraag bij het eerste contact hoeveel nalatenschappen het kantoor per jaar afwikkelt. Een kantoor dat vooral huizen overdraagt, is niet automatisch de beste keuze voor een ingewikkelde erfenis.

Zo kiest u

1. Beschrijf de nalatenschap in een half A4: aantal erfgenamen, testament ja of nee, woning ja of nee, onderneming, erfgenamen in het buitenland, verwachte onenigheid.
2. Bepaal wat u wilt uitbesteden. Alleen een verklaring van erfrecht, of de hele afwikkeling.
3. Vraag bij minstens twee kantoren een offerte op basis van dezelfde beschrijving.
4. Vergelijk niet alleen het bedrag, maar ook wat erin zit en hoe het kantoor communiceert.
5. Vraag naar de contactpersoon en naar de verwachte doorlooptijd voor uw situatie.
6. Leg de opdracht schriftelijk vast en spreek af wie namens de erfgenamen het aanspreekpunt is.

De notaris van het testament

Vaak is het praktisch om de notaris van het testament te vragen. Hij heeft het document, kent soms de familie, en hoeft het niet op te vragen.

Er zijn twee redenen om het toch anders te doen.

Het kantoor zit ver van de erfgenamen. Identificatie en gesprekken kosten dan reistijd, of moeten op afstand.

Of de familie heeft geen vertrouwen in dat kantoor, bijvoorbeeld omdat het al lang voor één kant van de familie werkt. Een neutrale notaris voorkomt dan argwaan.

Vraag in beide gevallen gewoon een offerte bij een ander kantoor. Het testament komt via het register.

Welke notaris in uw situatie past, hangt af van waar iedereen woont en hoe ingewikkeld de nalatenschap is. Doe de Regelcheck om te zien wat er bij u speelt. Gratis, en u ziet uw uitkomst vóór u betaalt.

Wat u vooraf vraagt

Een goed gesprek vooraf voorkomt de meeste teleurstellingen. Vijf vragen volstaan.

Wat zit er in de prijs en wat wordt apart gerekend: afschriften, het register, volmachten, extra gesprekken.

Wie is mijn contactpersoon en hoe bereik ik die.

Hoe lang duurt het in een situatie als de onze, en waar hangt dat van af.

Wat verwacht u van ons: welke stukken, welke beslissingen, wanneer.

Wat gebeurt er als de erfgenamen het niet eens worden: bemiddelt u, en tegen welk tarief.

Schrijf de antwoorden op. Ze zijn de basis van de opdracht.

Bij meerdere erfgenamen

Kiezen doen de erfgenamen samen. Eén erfgenaam die alleen een notaris inschakelt, verbindt de anderen niet.

Spreek daarom eerst af wie de offertes opvraagt en hoe de keuze wordt gemaakt. Vaak is dat degene die dicht bij de administratie zit.

Is er een executeur, dan kiest die in de praktijk de notaris voor het beheer. Voor de verdeling blijven de erfgenamen zelf betrokken.

Wonen erfgenamen in het buitenland, kies dan een kantoor dat digitaal kan werken en ervaring heeft met identificatie op afstand.

Wat er vaak misgaat

De eerste notaris die wordt gebeld, krijgt de opdracht, zonder vergelijking.

De opdracht is niet afgebakend, waardoor de nota werk omvat dat niemand had gevraagd.

Er is geen vast aanspreekpunt, en de notaris hoort van elke erfgenaam een andere versie.

Het kantoor blijkt weinig ervaring te hebben met erfrecht, en de verklaring van erfrecht duurt maanden.

De familie kiest de notaris van één kant, en de andere kant vertrouwt de uitkomst niet.

Als u niet tevreden bent

Loopt de samenwerking niet, bespreek dat dan eerst met het kantoor. Vaak zit het in verwachtingen die niet zijn uitgesproken.

Lukt dat niet, dan kunt u een klacht indienen bij het kantoor zelf en daarna bij de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie. Voor geschillen over de declaratie bestaat een aparte route.

Wisselen van notaris kan, maar kost geld: het nieuwe kantoor begint deels opnieuw. Doe het alleen als het echt niet werkt, en vraag het oude kantoor om het dossier over te dragen.

Erfrecht is een specialisme

Notarissen doen onroerend goed, ondernemingsrecht en familierecht. Niet elk kantoor doet alles even vaak.

Voor een eenvoudige verklaring van erfrecht maakt dat weinig uit. Voor een nalatenschap met een onderneming, een ingewikkeld testament, erfgenamen in het buitenland of onenigheid maakt het veel uit.

Vraag daarom niet alleen “doet u nalatenschappen”, maar “hoeveel per jaar, en welke soort”. Een kantoor met een notaris die zich in erfrecht heeft gespecialiseerd, ziet problemen eerder aankomen.

Ook de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie kent specialisatieverenigingen. Lidmaatschap daarvan is een aanwijzing, geen garantie.

Praktische zaken die u onderschat

Kleine dingen bepalen vaak hoe de samenwerking voelt.

Hoe snel neemt het kantoor de telefoon op. Krijgt u een antwoord binnen een paar dagen, of blijft een e-mail weken liggen.

Kan de notaris een gesprek voeren in taal die de oudste erfgenaam begrijpt. Juridische precisie en gewone taal sluiten elkaar niet uit.

En is er ruimte voor een gesprek zonder dat de meter direct loopt. Een kennismaking waarin u de situatie schetst en de notaris uitlegt wat hij zou doen, zegt meer dan een offerte.

Veelgestelde vragen

Moet ik de notaris van het testament nemen?

Nee. Elke notaris kan het testament opvragen via het Centraal Testamentenregister. U kiest zelf, ook op een andere plaats.

Hoeveel offertes moet ik vragen?

Minstens twee, op basis van dezelfde beschrijving van de nalatenschap. Vergelijk niet alleen het bedrag maar ook wat erin zit.

Mag één erfgenaam de notaris kiezen?

Praktisch gebeurt dat vaak, maar de keuze bindt de anderen niet. Spreek daarom vooraf af hoe u samen kiest. Is er een executeur, dan kiest die voor het beheer.

Kan ik wisselen van notaris?

Ja, maar het nieuwe kantoor begint deels opnieuw en dat kost geld. Bespreek eerst wat er niet goed gaat, en vraag bij een wissel om overdracht van het dossier.