Welke documenten heeft de notaris nodig?

De notaris kan pas beginnen als hij weet wie er is overleden, wie de familie is en wat de overledene heeft vastgelegd. Alles wat u daarvoor aanlevert, scheelt uren en dus geld.

Deze pagina zet op een rij wat de notaris nodig heeft, waar u het vandaan haalt en wat hij zelf regelt.

Wat u zelf aanlevert

Stuk	Waar u het haalt	Waarvoor
Akte van overlijden	Gemeente van overlijden	Bewijs van het overlijden
Identiteitsbewijs van elke erfgenaam	De erfgenamen zelf	Identificatie
Trouwboekje of uittreksel BRP met partner en kinderen	Eigen administratie of gemeente	Wie de wettelijke erfgenamen zijn
Testament, als u dat heeft	Eigen administratie	Wie erfgenaam is volgens de overledene
Samenlevingscontract of huwelijkse voorwaarden	Eigen administratie	Wat tot de nalatenschap hoort
Adressen en geboortedata van alle erfgenamen	De familie	Onderzoek en correspondentie

Heeft u een stuk niet, zeg dat dan meteen. De notaris kan veel zelf opvragen, maar moet weten dat het ontbreekt.

De akte van overlijden

De akte van overlijden is het bewijsstuk waar alles op draait. U krijgt hem via de gemeente waar iemand is overleden, meestal bij de aangifte door de uitvaartondernemer.

De notaris wil een afschrift, geen kopie. Vraag bij de aangifte daarom meteen meerdere afschriften; ook de bank en de verzekeraar willen er een.

Overleed iemand in het buitenland, dan moet de buitenlandse akte meestal worden gelegaliseerd of van een apostille worden voorzien, en ingeschreven in de registers van de gemeente Den Haag. Dat kost weken.

Wie de erfgenamen zijn

Zonder testament bepaalt de wet wie erft. De notaris moet dan kunnen vaststellen wie de partner en de kinderen zijn, en bij gebrek daaraan de ouders, broers en zussen.

Het trouwboekje of een uittreksel uit de Basisregistratie Personen helpt daarbij. De notaris raadpleegt zelf de registers en benadert bij onvolledigheid één of meer gemeenten.

Wonen erfgenamen in het buitenland, dan doet de notaris onderzoek bij instanties buiten Nederland. Lever dan in elk geval de adressen aan die u wel heeft.

Van elke erfgenaam moet de notaris de identiteit controleren. Een kopie van een geldig identiteitsbewijs is het minimum; soms wil de notaris de persoon zelf zien.

Het testament

Is er een testament, dan bepaalt dat wie erfgenaam is. De notaris kijkt in het Centraal Testamentenregister of er een is, en vraagt het op bij de notaris die het bewaart.

Heeft u zelf een kopie, lever die dan aan. De notaris werkt met het origineel of een gewaarmerkt afschrift, maar een kopie helpt om vooruit te kijken.

Een testament is niet altijd eenduidig. Soms staat er nog een ex-partner in, of bevat het keuzemogelijkheden voor de langstlevende. De notaris beoordeelt dat, en die uitleg kan gevolgen hebben voor de verklaring.

Is er een executeur benoemd, dan moet die eerst beslissen of hij de benoeming aanvaardt. Ook dat is nodig voordat de verklaring kan worden afgegeven.

Zo bereidt u het voor

1. Vraag bij de aangifte van overlijden meerdere afschriften van de akte.
2. Maak een lijst van alle erfgenamen met naam, adres, geboortedatum en e-mailadres.
3. Vraag van elke erfgenaam een kopie van een geldig identiteitsbewijs.
4. Zoek het trouwboekje, huwelijkse voorwaarden of het samenlevingscontract op.
5. Zoek een kopie van het testament als de overledene daarover heeft verteld, en vraag het Centraal Testamentenregister na.
6. Lever alles in één keer aan bij de notaris, digitaal of op papier.

Welke stukken in uw situatie precies nodig zijn, hangt af van de familie en van het testament. Doe de Regelcheck om te zien wat er bij u speelt. Gratis, en u ziet uw uitkomst vóór u betaalt.

Wat de notaris zelf regelt

Een aantal dingen hoeft u niet te doen, of kunt u niet doen.

De notaris raadpleegt het Centraal Testamentenregister en vraagt het testament op.

De notaris doet onderzoek in de registers naar de erfgenamen, in Nederland en zo nodig daarbuiten.

De notaris informeert de erfgenamen en legt uit welke keuze zij hebben over de aanvaarding.

De notaris stelt de akte op en verstrekt de afschriften.

Wat de notaris niet kan: de keuze over aanvaarden namens u maken. Die moet elke erfgenaam zelf maken, en zonder die keuze kan de verklaring niet worden afgegeven.

Wat er vaak misgaat

Er wordt een kopie van de akte van overlijden gestuurd waar de notaris een afschrift wil.

De gegevens van één erfgenaam ontbreken, en het hele dossier wacht.

Een kopie van het identiteitsbewijs is verlopen of onleesbaar.

Niemand weet of er een testament is, en niemand vraagt het register na.

Erfgenamen in het buitenland worden pas laat genoemd, waardoor het onderzoek opnieuw moet.

Documenten die u niet hoeft aan te leveren

Voor de verklaring van erfrecht heeft de notaris geen bankafschriften, geen polissen en geen boedelbeschrijving nodig. Die stukken horen bij de afwikkeling, niet bij de vaststelling wie erfgenaam is.

Ook een burgerservicenummer van de overledene hoeft u niet apart aan te leveren; dat staat op de akte van overlijden.

Levert u toch de hele administratie aan, dan kost het de notaris tijd om eruit te halen wat hij nodig heeft. Geef liever precies wat gevraagd wordt.

Als een stuk ontbreekt

Ontbreekt een stuk, dan is de vraag wie het het snelst kan krijgen.

De akte van overlijden vraagt u opnieuw aan bij de gemeente van overlijden. Reken op enkele weken bij een aanvraag per post; aan de balie gaat het sneller.

Een uittreksel uit de Basisregistratie Personen met de gezinsgegevens vraagt u aan bij de gemeente waar de overledene stond ingeschreven. De notaris kan dat vaak ook zelf.

Een identiteitsbewijs van een erfgenaam kan alleen die erfgenaam leveren. Bel liever meteen dan een brief af te wachten.

Meld het ontbreken altijd aan de notaris. Die kan alvast beginnen met wat er wel is, en weet dan waar hij op wacht.

Veelgestelde vragen

Heeft de notaris een origineel identiteitsbewijs nodig?

Een kopie van een geldig identiteitsbewijs is het minimum. Sommige notarissen willen de erfgenaam zelf zien of een identificatie via een app. Vraag het na bij het kantoor.

Wat als ik geen trouwboekje heb?

Dan kan de notaris een uittreksel uit de Basisregistratie Personen opvragen, of u vraagt het zelf aan bij de gemeente. Vermeld in elk geval wie de partner en de kinderen zijn.

Moet ik het testament zelf opvragen?

Nee, de notaris doet dat via het Centraal Testamentenregister. Heeft u een kopie, lever die dan wel aan; dat helpt om vooruit te kijken.

Wat als een erfgenaam in het buitenland woont?

Lever het adres en de contactgegevens aan. De notaris doet onderzoek bij instanties buiten Nederland, en dat kost meer tijd. Stukken uit het buitenland moeten soms worden vertaald of gelegaliseerd.