Checklist: alle organisaties om te informeren

Wanneer u deze lijst gebruikt

Na de uitvaart, als u begint met melden. De lijst is bedoeld om in één keer te zien wie er al weet en wie nog niet, en om per organisatie te noteren wanneer u heeft gemeld en wat de reactie was. Voor de tekst van de melding gebruikt u de voorbeeldbrief.

De lijst

HOORT HET VIA DE GEMEENTE (controleren; zelf melden versnelt)
[ ] Belastingdienst en Dienst Toeslagen
[ ] SVB (AOW, Anw, kinderbijslag)
[ ] Zorgverzekeraar (basisverzekering stopt)
[ ] CAK (eigen bijdrage Wlz en Wmo)
[ ] UWV (uitkeringen): via de BRP; overlijdensuitkering zelf aanvragen
[ ] Pensioenfondsen: via de BRP; partnerpensioen zelf aanvragen
[ ] Andere aangesloten instanties (DUO, RDW): controleren of het is
    verwerkt

BANK EN GELD                                    Wat zij willen zien
[ ] Bank(en): rekeningen, spaarrekeningen       akte; verklaring van erfrecht
[ ] Creditcardmaatschappij                      akte
[ ] Beleggingsrekening, broker, cryptoplatform  akte; verklaring van erfrecht
[ ] Leningen, kredieten, BKR                    akte
[ ] Hypotheekverstrekker                        akte; verklaring van erfrecht
[ ] Levensverzekering, ORV, uitvaartverzekering akte; polis
[ ] Schade- en inboedelverzekeringen            akte
[ ] Werkgever (postuum loon, overlijdensuitk.)  akte; verklaring van erfrecht
[ ] Pensioenfondsen en verzekeraars (bellen)    akte

WONEN EN ENERGIE
[ ] Verhuurder of woningcorporatie               akte
[ ] Vereniging van Eigenaren                     akte
[ ] Energie, water, warmte                       akte; nieuwe contractant
[ ] Internet, televisie, vaste telefoon          akte
[ ] Gemeente: gemeentelijke belastingen          automatisch, controleren
[ ] Waterschap                                    automatisch, controleren
[ ] Kadaster (via de notaris bij een woning)     verklaring van erfrecht
[ ] PostNL nabestaandenservice (post doorsturen) akte

ZORG EN WELZIJN
[ ] Huisarts, apotheek, tandarts, specialisten   telefonisch
[ ] Thuiszorg, dagbesteding, pgb via de SVB      akte
[ ] Zorginstelling of verpleeghuis               akte
[ ] Hulpmiddelen in bruikleen (rolstoel, bed)    retour
[ ] Aanvullende zorgverzekering                  automatisch, controleren

VERVOER
[ ] Auto: kenteken overschrijven of vrijwaren    akte; verklaring van erfrecht
[ ] Autoverzekering, wegenhulp                   akte
[ ] Leasemaatschappij                            akte
[ ] OV-chipkaart, NS-abonnement                  akte
[ ] Gehandicaptenparkeerkaart, parkeervergunning  gemeente

ABONNEMENTEN EN LIDMAATSCHAPPEN
[ ] Mobiele telefoon                              akte
[ ] Kranten, tijdschriften                        akte
[ ] Streaming, software, apps                     zelf opzeggen of via bank
[ ] Verenigingen, sportclub, kerk, vakbond        e-mail
[ ] Goede doelen met machtiging                   e-mail
[ ] Loterijen                                     akte
[ ] Bibliotheek, museumkaart                      e-mail

DIGITALE ACCOUNTS
[ ] E-mail en cloud (Google, Apple, Microsoft)    per aanbieder
[ ] Sociale media (Facebook, Instagram, LinkedIn) per aanbieder
[ ] Webwinkels en betaaldiensten met tegoed       akte; verklaring van erfrecht

OVERIG
[ ] Notaris (verklaring van erfrecht, testament)  zie documentenlijst
[ ] Rechtbank (verwerpen, beneficiair aanvaarden) formulier
[ ] Belastingdienst: aangifte erfbelasting        binnen 20 maanden
[ ] Uitvaartverzorger: nota en eindafrekening     
[ ] Begraafplaats of crematorium (grafrecht, as)  
[ ] Ambassade of consulaat bij buitenlands vermogen

Toelichting per onderdeel

Via de gemeente. De aangifte bij de gemeente komt in de Basisregistratie Personen, en daaruit horen de aangesloten instanties het. Controleer wel: een brief van de SVB of de Belastingdienst laat zien dat het is doorgekomen. Pensioenfondsen en het UWV horen het langs dezelfde weg, maar een uitkering of partnerpensioen vraagt u zelf aan, en een telefoontje versnelt het.

Wat zij willen zien. Bijna iedereen wil een kopie van de akte van overlijden. Wie geld uitkeert of eigendom overschrijft, wil de verklaring van erfrecht. Voor kleine abonnementen volstaat vaak een e-mail met de akte.

De volgorde. Begin bij geld en wonen: de bank, de verzekeraars, de verhuurder, energie. Daarna zorg en vervoer. Abonnementen en digitale accounts kunnen wachten tot u de bankafschriften heeft doorgenomen.

Zo gebruikt u de lijst

1. Streep door wat niet van toepassing is en voeg toe wat u in de administratie en op de bankafschriften vindt.
2. Zet achter elke organisatie de datum waarop u heeft gemeld en hoe (brief, formulier, telefoon).
3. Noteer de reactie en wat er nog moet: een formulier, een verklaring, een handtekening.
4. Zet herinneringen voor organisaties die na drie weken niets hebben laten horen.
5. Bewaar de lijst in het dossier; zij is het bewijs dat u zorgvuldig bent geweest.

Welke organisaties in uw situatie op de lijst horen en welke het al weten, ziet u na de Regelcheck. Gratis, en u ziet uw uitkomst vóór u betaalt.

Juridische status en beperking

De lijst is een hulpmiddel, geen volledige opsomming; elke nalatenschap heeft organisaties die hier niet staan. Welke stukken een organisatie vraagt, bepaalt zij zelf; de kolom “wat zij willen zien” geeft de praktijk weer. Melden bij een organisatie is geen aanvaarding van de nalatenschap; geld ontvangen of uitgeven kan dat wel zijn.

Wat er vaak misgaat

Het pensioenfonds wordt niet gebeld omdat “het toch automatisch gaat”, en het partnerpensioen komt maanden later.

De abonnementen worden vergeten omdat niemand de bankafschriften doorneemt.

Er wordt niet genoteerd wanneer wat is gemeld, en na twee maanden begint het opnieuw.

De verklaring van erfrecht wordt naar elke organisatie gestuurd, ook waar een akte volstaat.

Digitale accounts en tegoeden staan op geen enkele lijst.

Kopiëren en bijhouden

Kopieer de lijst naar een spreadsheet met kolommen voor de datum van melding, de manier, de reactie en wat nog moet. Dat werkt beter dan een afgestreepte lijst als er tientallen organisaties zijn. Voeg regels toe voor alles wat u in de bankafschriften en de post tegenkomt, en deel het bestand met de mede-erfgenamen zodat iedereen dezelfde stand ziet.

Wie op afstand meekijkt, ziet zo dezelfde stand als wie het werk doet.

Veelgestelde vragen

Welke organisaties horen het automatisch?

De Belastingdienst, Dienst Toeslagen, de SVB, de zorgverzekeraar en het CAK, via de Basisregistratie Personen na de aangifte bij de gemeente. Pensioenfondsen en het UWV horen het meestal ook zo, maar uitkeringen vraagt u zelf aan.

Wat stuur ik mee?

Bijna altijd een kopie van de akte van overlijden. De verklaring van erfrecht alleen waar geld wordt uitgekeerd of eigendom wordt overgeschreven.

In welke volgorde meld ik?

Eerst bank, verzekeraars, verhuurder en energie. Daarna zorg en vervoer. Abonnementen en digitale accounts als laatste, na de bankafschriften.

Hoe weet ik welke abonnementen er waren?

Uit de bankafschriften van de laatste twaalf maanden, de mailbox en de apps op de telefoon.