Mijn medewerker is overleden: wat moet ik als werkgever regelen?

Een medewerker overlijdt. Het team is in shock, de familie belt of komt langs, en u moet als werkgever dingen regelen die u misschien nog nooit heeft gedaan. De wet is duidelijk over het loon en de overlijdensuitkering. De rest is zorgvuldigheid: wie u informeert, wat u teruggeeft en hoe u de nabestaanden helpt zonder hun rol over te nemen.

Wat de wet van u vraagt

De arbeidsovereenkomst eindigt door de dood van de werknemer. U hoeft niets op te zeggen en er is geen opzegtermijn. Wel bent u verplicht aan de nagelaten betrekkingen een uitkering te betalen over de periode vanaf de dag na het overlijden tot en met één maand na de dag van het overlijden, ter hoogte van het loon dat de werknemer laatstelijk toekwam.

Wat	Aan wie	Belasting
Loon tot en met de sterfdag, opgebouwd vakantiegeld, niet-opgenomen vakantiedagen	De erfgenamen (postuum loon), via de nalatenschap	Loonbelasting inhouden; hoort bij de nalatenschap
Wettelijke overlijdensuitkering van 1 maand loon	De echtgenoot of geregistreerd partner, of de ongehuwd samenlevende partner; anders de minderjarige kinderen; anders degene met wie de werknemer in gezinsverband leefde en die hij grotendeels onderhield	Tot 3 maandlonen vrij van loonbelasting; tot 1 maandloon met vakantiegeld vrij van erfbelasting
Extra uitkering volgens cao of arbeidsvoorwaarden	Volgens de cao	Boven de vrijstellingen belast
Uitkering uit een collectieve verzekering	Volgens de polis	Volgens de polis en de fiscale regels

Bij de bepaling van het maandloon houdt u rekening met een lopende ziekte-korting en met een salarisstijging die al vaststond. Betaalde u de overlijdensuitkering al eerder in de vorm van een cao-regeling, dan mag u die verrekenen als de cao dat zegt.

Zo regelt u het

1. Leg het overlijden vast met de datum en vraag de familie om een kopie van de akte van overlijden. Die heeft u nodig voor de loonadministratie, het pensioenfonds en de verzekeraar.
2. Wijs één contactpersoon aan voor de nabestaanden: een leidinggevende of iemand van personeelszaken. Geef de familie een naam, een telefoonnummer en een e-mailadres.
3. Sluit de loonadministratie af. Bereken het postuum loon tot en met de sterfdag, het vakantiegeld en de vakantiedagen, houd loonbelasting in en betaal het aan de erfgenamen, na ontvangst van de verklaring van erfrecht of, bij een klein bedrag, tegen een verklaring van de nabestaanden.
4. Betaal de overlijdensuitkering aan de partner, zonder inhouding van loonbelasting tot 3 maandlonen, en vermeld haar apart op de loonstrook en in de loonaangifte.
5. Informeer het pensioenfonds met de akte van overlijden, zodat het partnerpensioen en het wezenpensioen in gang komen. Meld ook een samenwonende partner die is aangemeld.
6. Meld het overlijden bij de verzekeraars: de collectieve ongevallenverzekering, de overlijdensrisicoverzekering via de werkgever, de reisverzekering als het overlijden op een dienstreis was, en de verzuimverzekering als de werknemer ziek was.
7. Meld uit dienst bij de instanties: de loonaangifte met de code voor overlijden, het UWV als er een uitkering liep, de arbodienst, de leasemaatschappij, de zakelijke telefoon- en softwarelicenties.
8. Regel de spullen en de toegang. Laptop, telefoon, pas, sleutels, leaseauto: spreek met de familie een moment af, en zet de toegang tot systemen uit zonder de mailbox te wissen; er kan post in staan die de familie of het bedrijf nog nodig heeft.

Wat u niet doet

U bent geen erfgenaam en geen executeur. U betaalt wat de wet zegt aan wie de wet noemt, en u laat de verdeling aan de nalatenschap. Betaal het postuum loon niet op verzoek van een familielid aan diens eigen rekening zonder dat vaststaat dat hij bevoegd is. Vraag om de verklaring van erfrecht, of bij een klein bedrag om een schriftelijke verklaring van alle erfgenamen.

Geef ook geen advies over de erfenis, het aanvaarden of de belasting. Wat u wel kunt doen, is de nabestaanden vertellen wat zij van u kunnen verwachten en waar zij verder kunnen lezen.

Welke stappen in uw situatie in welke volgorde komen en wat u aan de nabestaanden meegeeft, ziet u na de Regelcheck. Gratis, en u ziet uw uitkomst vóór u betaalt.

Het team en de nabestaanden

De collega’s zijn ook nabestaanden. Vertel het overlijden zo snel mogelijk persoonlijk, met instemming van de familie over wat u deelt. Vraag de familie of collega’s welkom zijn bij de uitvaart en of het bedrijf een bloemstuk of een advertentie mag verzorgen. Regel vervanging zonder de werkplek meteen leeg te maken; laat het team daar zelf een moment voor kiezen.

Bied de familie aan om de persoonlijke spullen van het bureau te verzamelen en te overhandigen, of om ze zelf op te halen als zij dat willen. Vraag of de familie het op prijs stelt dat collega’s contact opnemen, en respecteer het antwoord.

Als de werknemer een uitkering of een lening had

Liep er een loonbeslag, een lening van het bedrijf of een voorschot, dan verrekent u dat met het postuum loon voor zover de wet dat toestaat, en meldt u het restant als vordering bij de erfgenamen. Een studieschuld aan de werkgever met een terugbetalingsregeling bij vertrek vervalt vaak bij overlijden volgens de regeling zelf; lees de afspraak na. Een lopende ziektewetuitkering of WIA-uitkering via het UWV stopt; het UWV betaalt zelf een overlijdensuitkering aan de nabestaanden.

Wat er vaak misgaat

De overlijdensuitkering wordt betaald aan de erfgenamen in plaats van aan de partner, of helemaal niet omdat niemand de wet kent.

Er wordt loonbelasting ingehouden op de overlijdensuitkering, en de nabestaanden moeten die terugvragen.

Het pensioenfonds hoort van het overlijden via de gemeente, maanden later, omdat de werkgever het niet meldde.

De mailbox wordt gewist voordat de familie of het bedrijf erin heeft gekeken.

De leaseauto blijft maanden bij de familie staan zonder dat iemand weet wie verzekerd is.

De loonaangifte en de jaaropgave

In de loonaangifte over de maand van overlijden verwerkt u de datum van uitdiensttreding als de sterfdag en de reden van beëindiging als overlijden. Het postuum loon en de overlijdensuitkering krijgen elk hun eigen behandeling. Op het postuum loon houdt u loonbelasting en premies in zoals op gewoon loon; de overlijdensuitkering tot 3 maandlonen geeft u aan als vrijgesteld. De Belastingdienst beschrijft de codes in het Handboek Loonheffingen van het lopende jaar; gebruik de versie van het jaar van overlijden.

Maak de jaaropgave op naam van de overledene op en stuur die aan de erfgenamen, via de contactpersoon. Zij hebben haar nodig voor de laatste aangifte inkomstenbelasting. Vermeld de overlijdensuitkering apart, zodat de nabestaanden zien wat vrijgesteld was. Bewaar de loonadministratie de gewone wettelijke termijn; de erfgenamen kunnen er later om vragen bij een vraag van de Belastingdienst over het overlijdensjaar.

Veelgestelde vragen

Moet ik de arbeidsovereenkomst opzeggen?

Nee. Zij eindigt van rechtswege door het overlijden (artikel 7:674 BW).

Hoeveel overlijdensuitkering moet ik betalen?

Het loon over de periode vanaf de dag na het overlijden tot en met één maand na de dag van het overlijden. Een cao kan meer voorschrijven.

Aan wie betaal ik de overlijdensuitkering?

Aan de echtgenoot, geregistreerd partner of ongehuwd samenlevende partner. Is die er niet, dan aan de minderjarige kinderen; anders aan degene met wie de werknemer in gezinsverband leefde en die hij grotendeels onderhield.

Houd ik loonbelasting in op de overlijdensuitkering?

Niet tot 3 maandlonen, als de werknemer bij overlijden in dienst was. Daarboven wel.

Aan wie betaal ik het laatste loon?

Aan de erfgenamen, via de nalatenschap, tegen een verklaring van erfrecht of bij een klein bedrag tegen een schriftelijke verklaring van de erfgenamen.