Checklist: documenten voor de notaris

Wanneer u deze lijst gebruikt

Vóór het eerste gesprek met de notaris over de verklaring van erfrecht of de verklaring van executele. De notaris stelt vast wie de erfgenamen zijn en wie bevoegd is; daarvoor heeft hij stukken nodig die deels alleen de familie heeft. Wie ze in één keer aanlevert, bespaart weken en een deel van de kosten, omdat de notaris minder tijd kwijt is aan navragen.

De lijst

OVER DE OVERLEDENE
[ ] Afschrift van de akte van overlijden (van de gemeente; de notaris
    kan het ook zelf opvragen)
[ ] Trouwboekje, partnerschapsboekje of uittreksel burgerlijke stand
[ ] Bij een scheiding: echtscheidingsbeschikking en convenant
[ ] Bij samenwonen: samenlevingscontract
[ ] Testament, als u het heeft, of de naam van de notaris die het bewaart
    (de notaris raadpleegt zelf het Centraal Testamentenregister)
[ ] Codicil, als er een is
[ ] Huwelijkse voorwaarden of partnerschapsvoorwaarden
[ ] Laatste adres en burgerservicenummer

OVER DE ERFGENAMEN
[ ] Namen, adressen, geboortedata en burgerservicenummers van alle
    erfgenamen, ook van wie in het buitenland woont
[ ] Kopie van een geldig identiteitsbewijs van iedere erfgenaam
[ ] Per erfgenaam de keuze: zuiver aanvaarden, beneficiair aanvaarden of
    verwerpen (en de akte van de rechtbank als die keuze al is gedaan)
[ ] Bij minderjarige erfgenamen: naam van de ouder met gezag of de voogd
[ ] Bij een erfgenaam onder bewind of curatele: naam van de bewindvoerder
    of curator en de beschikking
[ ] Bij overleden erfgenamen (plaatsvervulling): hun akte van overlijden
    en de gegevens van hun kinderen
[ ] Wie de boedelvolmacht krijgt, als de erfgenamen dat willen

OVER DE NALATENSCHAP
[ ] Bij welke banken de overledene rekeningen had (voor de adressering
    van de verklaring)
[ ] Of er een woning is, en op wiens naam (voor de inschrijving bij het
    Kadaster)
[ ] Of het testament een executeur benoemt, en of die aanvaardt
[ ] Of er een onderneming, buitenlands vermogen of een levensverzekering
    is
[ ] Een globale schatting van bezittingen en schulden, voor de keuze om
    te aanvaarden

PRAKTISCH
[ ] Wie de contactpersoon voor de notaris is
[ ] Het rekeningnummer waarop de notaris later kan uitbetalen
[ ] Uw vragen, opgeschreven, zodat het gesprek compleet is

Toelichting per onderdeel

De stukken over de overledene. De akte van overlijden en de burgerlijke staat bepalen wie volgens de wet erft. Het testament, of het bewijs dat er geen is, bepaalt of de wet geldt. De notaris vraagt het Centraal Testamentenregister zelf op. U hoeft dat niet te doen, maar het scheelt tijd als u de naam van de notaris van het testament weet.

De stukken over de erfgenamen. Zonder identiteitsbewijs van elke erfgenaam kan de notaris geen verklaring afgeven. Erfgenamen in het buitenland leveren een gelegaliseerde handtekening of een volmacht; vraag de notaris vooraf wat hij accepteert.

De keuze om te aanvaarden. De verklaring van erfrecht vermeldt vaak of de erfgenamen hebben aanvaard. Wie nog twijfelt, zegt dat; de notaris kan de verklaring ook afgeven zonder dat iedereen heeft gekozen.

De stukken over de nalatenschap. De notaris hoeft de omvang niet te kennen voor de verklaring, maar wel voor de vraag of een verklaring van executele volstaat, of er een woning moet worden ingeschreven en of beneficiair aanvaarden verstandig is.

Zo bereidt u het gesprek voor

1. Loop de lijst na en verzamel wat u heeft; noteer wat ontbreekt en waar het ligt.
2. Vraag alle erfgenamen om een kopie van hun identiteitsbewijs en hun gegevens, en om hun voorlopige keuze over aanvaarden.
3. Stuur de stukken vooraf aan de notaris, digitaal via zijn beveiligde kanaal, met de lijst van wat nog komt.
4. Vraag een kostenopgave en een indicatie van de doorlooptijd nu de notaris weet wat hij krijgt.
5. Bewaar kopieën van alles wat u stuurt in het dossier van de nalatenschap.

Welke stukken in uw situatie de notaris zeker zal vragen, ziet u na de Regelcheck. Gratis, en u ziet uw uitkomst vóór u betaalt.

Juridische status en beperking

Deze lijst is een hulpmiddel; de notaris bepaalt zelf wat hij nodig heeft en kan om meer of minder vragen. Voor een verklaring van executele volstaat minder: het testament, de akte van overlijden en de identiteit van de executeur. Voor een Europese verklaring van erfrecht komen stukken bij over het buitenlandse vermogen. Legalisatie en vertaling van buitenlandse stukken kosten tijd; begin daar vroeg mee.

Wat er vaak misgaat

Een erfgenaam in het buitenland heeft nog geen kopie van zijn paspoort gestuurd, en de verklaring wacht weken.

Niemand weet of er een testament is en niemand heeft de notaris gevraagd het register te raadplegen.

Het trouwboekje ligt in de woning die al is leeggehaald.

De keuze om te aanvaarden is nog niet besproken, en het gesprek gaat daarover in plaats van over de stukken.

De notaris krijgt de stukken in tien losse e-mails.

Veelgestelde vragen

Moet ik de akte van overlijden zelf meenemen?

Handig wel; de notaris kan haar ook zelf opvragen bij de gemeente. Neem meerdere afschriften, u heeft ze ook voor andere organisaties nodig.

Vraagt de notaris het testamentenregister zelf op?

Ja. Het Centraal Testamentenregister zegt de notaris of er een testament is en bij wie. U hoeft dat niet zelf te doen.

Moeten alle erfgenamen bij het gesprek zijn?

Nee. Eén contactpersoon volstaat, mits van elke erfgenaam de gegevens en het identiteitsbewijs er zijn en de anderen tekenen wat nodig is.

Wat als een erfgenaam niet meewerkt?

De notaris kan de verklaring vaak toch afgeven, met vermelding wie nog niet heeft gekozen of getekend. Bespreek dat met de notaris.