Checklist: wat hoort er in het nalatenschapsdossier?

Wanneer u deze lijst gebruikt

Vanaf de eerste dag, en vooral aan het eind, als u opruimt en wilt weten wat u weg kunt doen. Een goed dossier heeft twee doelen. Tijdens de afwikkeling weet iedereen waar wat ligt, en jaren later kunt u aantonen wat er is gebeurd als de Belastingdienst, een erfgenaam of een schuldeiser vragen stelt.

De lijst

A. OFFICIËLE STUKKEN
[ ] Afschriften van de akte van overlijden
[ ] Verlof tot begraven of cremeren (kopie)
[ ] Testament en codicil, of het antwoord van het Centraal
    Testamentenregister dat er geen is
[ ] Verklaring van erfrecht of executele
[ ] Akte van de rechtbank bij verwerping of beneficiaire aanvaarding
[ ] Boedelvolmacht en andere volmachten
[ ] Beschikkingen van de kantonrechter (machtigingen, termijnen)
[ ] Trouwboekje, samenlevingscontract, huwelijkse voorwaarden,
    echtscheidingsstukken

B. DE NALATENSCHAP
[ ] Boedelbeschrijving met bijlagen en waarderingen
[ ] Bankafschriften per sterfdatum van alle rekeningen
[ ] Bankafschriften van de rekening van de nalatenschap over de hele
    afwikkeling
[ ] Taxatierapporten en WOZ-beschikking van de woning
[ ] Polissen en uitkeringsbrieven van verzekeraars
[ ] Opgaven van schuldeisers en betalingsbewijzen
[ ] Verkoopstukken: woning (leveringsakte, afrekening notaris), auto
    (vrijwaring), inboedel (bonnen, veilingafrekeningen)

C. BELASTINGEN
[ ] Laatste aangifte inkomstenbelasting van de overledene (F-biljet) en
    de aanslag
[ ] Aangifte erfbelasting en de aanslag(en)
[ ] Correspondentie met de Belastingdienst: uitstel, bezwaar,
    betalingsregeling
[ ] Aangiften en aanslagen van eerdere jaren die nog liepen

D. INKOMEN EN UITKERINGEN
[ ] Jaaropgaven en de laatste loonstrook van de werkgever
[ ] Brieven van SVB, UWV en pensioenfondsen over beëindiging en
    nabestaandenuitkeringen
[ ] Overzichten van toeslagen en de definitieve berekeningen

E. CORRESPONDENTIE MET ORGANISATIES
[ ] Kopie van elke melding, opzegging en overzetting, met verzenddatum
[ ] Bevestigingen en eindafrekeningen
[ ] Lijst van organisaties met datum en status

F. DE UITVAART
[ ] Kostenopgave en eindnota van de uitvaartverzorger
[ ] Uitkering van de uitvaartverzekering
[ ] Grafakte of bewijs van grafrecht; verklaring van cremeren en
    asbestemming

G. DE VERDELING
[ ] Rekening en verantwoording van executeur of gevolmachtigde, met de
    goedkeuring
[ ] Verdelingsakte (onderhands of notarieel) met de inboedellijst
[ ] Bewijzen van uitbetaling van de erfdelen en legaten

H. DIGITAAL
[ ] Lijst van accounts met datum van sluiting of overdracht
[ ] Bevestigingen van aanbieders
[ ] Gedownloade foto's en documenten die de familie wil bewaren (op een
    aparte drager)

Toelichting per onderdeel

Officiële stukken. Dit zijn de stukken die niet te vervangen zijn of alleen tegen kosten: de verklaring van erfrecht, de akte van de rechtbank, het testament. Bewaar originelen apart van werkkopieën.

De nalatenschap en de belastingen. Alles wat een waarde of een betaling onderbouwt. De Belastingdienst kan bij de erfbelasting en de inkomstenbelasting navorderen tot 5 jaar na afloop van het jaar, en bij buitenlands vermogen tot 12 jaar. Zolang bewaart u deze stukken.

De correspondentie. Kopieën met verzenddatum zijn het bewijs dat u zorgvuldig heeft gemeld. Zij voorkomen dubbele brieven en beantwoorden de vraag “is dat al gedaan?”.

De verdeling. De rekening en verantwoording met de goedkeuring en de verdelingsakte sluiten de nalatenschap af. Wie later een vraag krijgt van een mede-erfgenaam, heeft hier het antwoord.

Zo bouwt u het dossier op

1. Kies één plek: een ordner met tabbladen per onderdeel, of een map in de cloud met dezelfde acht submappen (A tot en met H). Niet allebei half.
2. Scan wat op papier binnenkomt en berg het origineel op; werk met de scan.
3. Noem bestanden met datum en onderwerp: “2026-09-20 ING melding overlijden.pdf”. Dan is de volgorde altijd zichtbaar.
4. Sluit het dossier af met de verdelingsakte en de rekening en verantwoording, en maak een kopie voor elke erfgenaam.
5. Zet een datum waarna het dossier weg mag: 5 jaar na de laatste aanslag en de verdeling, of 12 jaar bij buitenlands vermogen.

Welke stukken in uw nalatenschap in het dossier horen en hoe lang u ze bewaart, ziet u na de Regelcheck. Gratis, en u ziet uw uitkomst vóór u betaalt.

Juridische status en beperking

Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht zoals voor ondernemers. De bewaartermijn volgt uit de tijd waarin de Belastingdienst kan navorderen en waarin erfgenamen en schuldeisers vorderingen kunnen instellen. Een ondernemer in de nalatenschap heeft een eigen administratie met een bewaarplicht van 7 jaar. Persoonsgegevens van derden in het dossier vallen onder de privacyregels; bewaar niet meer dan nodig en vernietig zorgvuldig.

Wat er vaak misgaat

Originelen en kopieën liggen door elkaar en het origineel van de verklaring van erfrecht is zoek.

De bankafschriften van de rekening van de nalatenschap worden niet bewaard nadat de rekening is opgeheven, en de bank rekent kosten om ze op te vragen.

Er is geen lijst van wat is gemeld, en de erfgenamen weten niet meer wat er is opgezegd.

De verdelingsakte is getekend maar niemand heeft een exemplaar.

Het dossier wordt na een jaar weggegooid, en de Belastingdienst stelt in jaar drie een vraag.

Kopiëren en aanpassen

Kopieer de lijst naar een document of maak in uw cloudmap acht submappen met dezelfde namen. Streep door wat in uw nalatenschap niet speelt en voeg toe wat wel speelt maar hier ontbreekt, zoals een onderneming of een buitenlandse rekening. Zet bovenaan wie het dossier beheert en waar het staat, zodat een mede-erfgenaam het kan vinden als u zelf uitvalt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang bewaar ik het dossier?

Minimaal 5 jaar na de laatste aanslag en de verdeling; bij buitenlands vermogen 12 jaar. Officiële stukken zoals de verklaring van erfrecht kunt u altijd bewaren.

Moet ik alles op papier bewaren?

Nee. Scans volstaan voor het meeste; bewaar de originelen van de officiële stukken apart.

Wie krijgt het dossier aan het eind?

Degene die de afwikkeling deed, houdt het; elke erfgenaam krijgt een kopie van de verdelingsakte en de rekening en verantwoording.

Wat doe ik met de bankafschriften?

Download ze vóórdat de rekening wordt opgeheven; daarna kost opvragen tijd en geld.