Overlijden in het buitenland: repatriëring en papieren

Een overlijden op vakantie of tijdens een verblijf in het buitenland begint in een ander land, met andere regels en een andere taal. De stappen zijn toch overzichtelijk, en de Nederlandse overheid beschrijft ze op NederlandWereldwijd, de site van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Dit is de volgorde die daar staat, met wat u in Nederland daarna nog doet.

Eerst de verzekering

De eerste vraag is niet “hoe krijgen we hem thuis” maar “wie betaalt en wie regelt het”. Dat hangt af van de verzekering.

Situatie	Wie regelt	Wie betaalt
Reis-, aanvullende zorg- of uitvaartverzekering met dekking voor repatriëring	De alarmcentrale van de verzekeraar regelt vervoer en papieren ter plaatse	De verzekeraar, volgens de polis
Geen dekking	Een internationale uitvaartonderneming die u zelf inschakelt	De nabestaanden; volgens NederlandWereldwijd kan het oplopen tot vele duizenden euro’s
Onbekend of er dekking is	U regelt zelf en schiet voor; het Verbond van Verzekeraars zoekt gratis of er een polis was	Voorschieten; mogelijk later (deels) vergoed als er toch dekking blijkt
Repatriëring niet mogelijk of te duur	Een lokale uitvaartonderneming	De nabestaanden of de verzekeraar, als de polis een uitvaart ter plaatse dekt

Het onderzoek van het Verbond duurt 2 tot 3 maanden. In die tijd moet de uitvaart worden geregeld en betaald. Bewaar elke factuur en elk betaalbewijs; blijkt er een polis te zijn, dan is dat de basis voor een vergoeding.

Wat er ter plaatse gebeurt

Krijgt u hulp van de alarmcentrale of een internationale uitvaartonderneming, dan doen zij het meeste. Bent u zelf ter plaatse zonder hulp, dan zijn dit de stappen.

1. Laat een arts het overlijden vaststellen. Bij een overlijden door ziekte maakt de arts een overlijdensverklaring; die is nodig voor de melding bij de lokale autoriteiten.
2. Bel de politie bij een ongeval of misdrijf, of als daar een vermoeden van is. De uitvaart wacht dan op het politieonderzoek. De ambassade kan later een kopie van het politie- of autopsierapport opvragen, tegen kosten die u vooraf hoort.
3. Meld het overlijden bij de lokale autoriteiten, bijvoorbeeld het gemeentehuis. De termijn verschilt per land: vaak binnen 24 uur, soms 1 week of 30 dagen. U krijgt de overlijdensakte en de laissez-passer, het tijdelijke reisdocument voor het vervoer van de overledene.
4. Vraag meerdere afschriften van de overlijdensakte. U heeft ze in Nederland nodig voor de gemeente, de bank, de verzekeraar en het pensioenfonds.
5. Laat het paspoort bij de overledene, of een kopie ervan; neem sieraden en waardevolle spullen wel mee.
6. Breng het paspoort of de ID-kaart naar de ambassade. Die maakt het document ongeldig en stuurt het naar de woongemeente. U krijgt het niet terug; een kopie maken kan wel vooraf.

Wilt u meteen iemand spreken, dan is het contactcenter van NederlandWereldwijd 24 uur per dag bereikbaar op +31 247 247 247.

Repatriëring of een uitvaart ter plaatse

Repatriëring is het terughalen van de overledene naar Nederland. De alarmcentrale of de internationale uitvaartonderneming regelt het vervoer, de kist volgens de eisen van het land en de luchtvaartmaatschappij, en de documenten. Is repatriëring niet mogelijk of te duur, dan blijft een begrafenis of crematie in het land van overlijden over. Daarvoor is altijd een plaatselijke uitvaartonderneming nodig.

Na een crematie in het buitenland mag de asbus volgens de Nederlandse wet pas na 1 maand worden meegenomen. Eerder alleen met toestemming van de officier van justitie. Met de auto mag de urn daarna zonder toestemming mee. In het vliegtuig bepaalt de luchtvaartmaatschappij; vraag het vooraf. Neem de overlijdensakte en de verklaring van cremeren mee voor de douane.

Welke stappen in uw situatie nu eerst komen en welke papieren u in Nederland nodig heeft, ziet u na de Regelcheck. Gratis, en u ziet uw uitkomst vóór u betaalt.

Wat u in Nederland doet

Registreer de buitenlandse akte in de woongemeente. Woonde de overledene in Nederland, maak dan zo snel mogelijk een afspraak bij de gemeente en laat de buitenlandse overlijdensakte registreren. De gemeente geeft het overlijden daarna door aan de andere overheidsorganisaties, zoals bij een overlijden in Nederland.

Laat de akte zo nodig legaliseren en vertalen. Documenten uit sommige landen moeten eerst worden gelegaliseerd, meestal in het land zelf, en soms beëdigd vertaald. NederlandWereldwijd heeft een overzicht per land.

Overweeg omzetting naar een Nederlandse akte. De gemeente Den Haag kan de buitenlandse akte omzetten naar een Nederlandse akte. Dat is niet verplicht, maar u hoeft dan later nooit meer een afschrift in het buitenland op te vragen. Het kan online.

Meld het overlijden bij organisaties. Banken, verzekeraars, pensioenfondsen en de werkgever werken met de akte, ook een buitenlandse als die is gelegaliseerd en vertaald.

Bewaar alle stukken uit het buitenland bij elkaar. De overlijdensverklaring van de arts, de afschriften van de akte, de laissez-passer, het politie- of autopsierapport als dat er is, de facturen van de uitvaartonderneming en de correspondentie met de alarmcentrale. De verzekeraar, de Belastingdienst en soms de bank vragen er later naar, en opnieuw opvragen in het buitenland kost weken.

Wat er vaak misgaat

De uitvaart wordt ter plaatse betaald voordat iemand de alarmcentrale heeft gebeld, en de verzekeraar vergoedt alleen wat via haar liep.

Er is maar één afschrift van de overlijdensakte, en het is in een taal die de Nederlandse bank niet leest.

De overlijdensakte wordt nooit in de Nederlandse gemeente geregistreerd, en de SVB en de Belastingdienst horen maanden later van het overlijden.

Het paspoort verdwijnt in een la in plaats van naar de ambassade.

De urn wordt in het vliegtuig meegenomen zonder de luchtvaartmaatschappij te vragen.

Veelgestelde vragen

Wie regelt de repatriëring?

De alarmcentrale van de verzekeraar als er dekking is. Anders een internationale uitvaartonderneming die u zelf inschakelt en betaalt.

Wat als ik niet weet of er een verzekering was?

Het Verbond van Verzekeraars zoekt gratis of er een polis was. Dat duurt 2 tot 3 maanden, dus u schiet de kosten in de tussentijd voor.

Waar meld ik een overlijden in het buitenland?

Eerst bij de lokale autoriteiten, die de overlijdensakte opmaken. Woonde de overledene in Nederland, dan registreert u die akte daarna bij de Nederlandse woongemeente.

Mag ik de as mee naar Nederland nemen?

Na 1 maand, met de auto zonder toestemming. In het vliegtuig alleen als de luchtvaartmaatschappij het toestaat.